Ich schreibe dir aus meiner Wohnung, trinke eine Tasse Jing’s feinsten Ceylon-Frühstückstee und schaue aus dem Fenster auf ein sonniges, aber leeres Lissabon. Vor ungefähr einer Woche wurde meinen Mitarbeitern und mir geraten, unsere Computer und Ladegeräte mit nach Hause zu nehmen. Bald folgte die offizielle E-Mail: Unsere Büros würden bis auf weiteres geschlossen bleiben, um die Verbreitung von COVID-19 einzudämmen.

Als jemand, der schon immer den Vorteil hatte, ein- oder zweimal pro Woche aus der Ferne zu arbeiten (etwas, das mein orangefarbener Fuchs eines Hundes sehr genießt), hat dies meine Arbeitsroutine nicht so sehr gestört. Sicher, es gibt hin und wieder eine wackelige Internetverbindung oder einen überdrehten Hund, der beschwichtigt werden muss, aber es läuft alles ziemlich normal ab. Natürlich kann nicht jeder das Gleiche sagen. Über Nacht sind unzählige Startups, multinationale Unternehmen und kleine Unternehmen mit einer beispiellosen Situation konfrontiert, da sie sich unfreiwillig für die weltweit größte Fern-Arbeitserfahrung angemeldet haben – und die meisten von ihnen waren noch nicht dafür bereit.

In den letzten Tagen habe ich einige Ressourcen und Erkenntnisse gesammelt, die für Unternehmen nützlich sein könnten, die herausfinden möchten, wie sie mit diesem Szenario der zwangsweisen Arbeit von zu Hause aus umgehen können. Ich habe mich auch an Berater und Führungskräfte der Fernarbeit gewandt, die in Unternehmen arbeiten, die teilweise oder vollständig von zu Hause arbeiten, um Ratschläge zu den Tools, Strategien und Denkweisen auszutauschen, die Manager benötigen, um mit diesem Übergang erfolgreich zu sein. Folgendes hatten sie zu sagen:

Schritt eins: Kommunikation

Vor etwa einer Woche begann man auf LinkedIn, Dokumente mit Tipps und Tools auszutauschen, um Unternehmen zu helfen, die zur Fernarbeit gezwungen wurden. Alexandre Mendes, ehemaliger Executive Director von Startup Braga, war einer von ihnen „Es war einer dieser seltenen Momente, in denen ich darüber nachdachte, etwas zu tun, und es sofort tat“, sagte er mir. Seit einigen Jahren erforscht er Fernarbeit und berät Unternehmen beim Übergang zur Fernarbeit.

Die meisten Leute denken, es geht um die Werkzeuge, aber geht es nicht. Die Tools sind da, super verfügbar, aber die geheime Sauce ist, wie du sie verwendest, wie du Slack zur Kommunikation verwendest, wie du die Teams verwaltest, Erwartungen setzt, Ziele definierst. Fernarbeit hat einen großen Einfluss darauf, wie wir kommunizieren.

Alexandre Mendes, ehemaliger Geschäftsführer von Startup Braga

Das Wichtigste zuerst – beginnen wir mit der Kommunikation.

Vor einigen Tagen veranstaltete Gitlab, das weltweit größte Unternehmen, das nur Fernarbeit betreibt, mit über 1.200 Teammitgliedern in mehr als 65 Ländern weltweit, ein Webinar mit seinem CEO Sid Sijbrandij und dem Head of Remote, Darren Murph, um Ratschläge zum erfolgreichen Umgang mit dieser neuen fernen Realität zu teilen.

Ich denke, alles beginnt und endet mit der Kommunikation, denn wenn es keine Kommunikation gibt, wird nichts anderes funktionieren, oder?

 

Fernarbeit war für Darren Murph, Head of Remote bei Gitlab, eine Selbstverständlichkeit. „Es war im Büro, wo ich mich fehl am Platz fühlte“, sagt er häufig.

Ich denke, dass alles mit Kommunikation beginnt und endet, denn wenn keine Kommunikation vorhanden ist, wird nichts anderes funktionieren, oder? Ich würde eigentlich raten, eine Art Go-Team zu beschaffen. Frage in deinem Unternehmen nach: Hat jemand schon Erfahrung mit Fernarbeit? Hat jemand Fachwissen in diesem Bereich? Stelle ein Go-Team zusammen und beginne mit der Kommunikation mit Menschen über so wenige Kanäle wie möglich. Du möchtest Silos und Fragmentierungen vermeiden, insbesondere in den frühen Tagen der Ausarbeitung der Probleme bei der Arbeit von zu Hause aus, und offen für Rückmeldungen sein. Egal für welchen Dokumentations- und Kommunikationskanal du dich entscheidest, höre den Menschen zu. Du wirst unterschiedliche Probleme haben – nicht alle Häuser sind ideal und dafür eingerichtet um direkt von zu Hause aus zu arbeiten. Verwende dieses Go-Team, um das erhaltene Feedback zu priorisieren und so schnell wie möglich Lösungen zu finden. Wenn man einen Plan aufstellt, so dass die Menschen wissen, dass man ihnen zuhört, dass das Feedback gehört wird und dass nach Lösungen geforscht wird, trägt dies zur Stabilisierung eines möglicherweise recht chaotischen Umfelds bei.

Darren Murph, Head of Remote bei Gitlab in Fernarbeit Ohne Warnung: Wie man sich als plötzlich entferntes Unternehmen anpasst und gedeiht

Plane regelmäßige Check-ins

Wenn du dich der Fernarbeit zuwendest, vereinbare möglicherweise ein paar zusätzliche Check-ins mit deinem Team, als du es normalerweise tun würdest. Versuche zu verstehen, wie sie sich an diese abrupte Situation anpassen, was sie vorhaben und wie es ihren Lieben geht. Manager sollten Mitarbeitern, die Schwierigkeiten haben, mehr Anweisungen geben, um bei der Umstellung zu helfen, und sie bei jedem Schritt auf dem Weg unterstützen.

Laut Harvard Business Review zeigen Untersuchungen zur emotionalen Intelligenz, dass „Mitarbeiter bei ihren Managern nach Hinweisen suchen, wie sie auf plötzliche Veränderungen oder Krisensituationen reagieren können.“ Wenn dein Mitarbeiter also Angst hat, vermeide es, mit ihm eine Weltuntergangsspirale zu durchlaufen, und beruhige ihn stattdessen. Wenn du den Mitarbeitern für ihre Bemühungen dankst und mit einfachen Sätzen wie „Wir werden das durchstehen“ kommunizierst, kann dies die Moral verbessern.

Schritt zwei: Business-as-usual vergessen

Eine normale Arbeit-von-Zuhause-Situation birgt bereits einige Herausforderungen, aber dies ist ein ganz anderes Ballspiel. Es ist nicht so, dass die meisten Menschen nicht wirklich ein Home-Office eingerichtet hätten, was wahr ist (man hat mir von Leuten erzählt, die ins Büro eilen, um ihre Monitore zu holen, und im Bus nach Hause mehrere Leute mit Monitoren unter den Armen sehen), aber in diesem Szenario herrscht einfach so viel Chaos. Tagesstätten und Schulen sind geschlossen, Menschen jonglieren mit der Arbeit und kümmern sich um Kinder, Angehörige und Katzen, die darauf bestehen, bei wichtigen Arbeitsgesprächen auf der Tastatur zu sitzen. Du solltest vor allem zu Beginn mit einer Unterbrechung der Arbeitsabläufe und der normalen Arbeitszeit rechnen.

„Man muss davon ausgehen, dass die Leute ihre Nachrichten nicht immer überprüfen. Ich finde es etwas unrealistisch zu glauben, dass die Menschen unter diesen Umständen einen Vollzeitjob von 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr einhalten können“, sagte Alexandre.

Laurel Farrer ist ein Experte für Fernarbeit, die Unternehmen in den letzten zehn Jahren dabei hilft, eine virtuelle Belegschaft zu nutzen. Seit über einem Jahrzehnt erzählt sie, dass sie „ihre Kinder aus Gründen der ‚Professionalität‘ vor ihren Rollen verstecken musste“, schrieb sie kürzlich auf LinkedIn.

Unabhängig davon, ob du eigene Kinder hast oder nicht, versuche, Frustrationen zu vermeiden, wenn Kinder eine virtuelle Teambesprechung unterbrechen oder wenn die Arbeitszeiten angepasst werden müssen. Die Zusammenlegung von Schule, Arbeit, Zuhause, Kirche und Kinderbetreuung in denselben Räumen für mehrere Wochen ist eine große Herausforderung. Die Welt ist momentan verängstigt und gestresst. Das Letzte, was wir tun sollten, ist, es an unseren Familien (oder der Familie eines Kollegen) auszulassen, indem wir einem unschuldigen Kind das Gefühl geben, eine Nervensäge zu sein.

Laurel Ferrer, Fernarbeit-Experte und Stratege

Unternehmensleiter sollten besonders flexibel sein und ihre Mitarbeiter und Teammitglieder bei diesen Herausforderungen unterstützen. Die Mitarbeiter sollten ihre Arbeitszeiten ändern können, wenn sie dies benötigen. Verständnis zeigen, wenn jemand mitten in einer Besprechung gehen muss. Genau das hat Mixpanel, ein Analytics-Startup, getan. Vor ein paar Tagen erwachte Anca Croitoru, eine der Senior Customer Success Manager des Unternehmens, zu einem unternehmensweiten COVID-19-Update.

„Wenn deine Kinder oder Angehörigen während der Telefonate Lärm machen oder bei Online-Besprechungen hereinkommen, kannst du sie ruhig deinen Mitarbeitern vorstellen“, heißt es in einem der Punkte. In der E-Mail wurde bestätigt, dass die Anwesenheit von Kindern oder Angehörigen zu Hause die Produktivität ihrer Mitarbeiter beeinträchtigen würde. Dies bestärkte sie in der Annahme, dass dies in Ordnung sei und dass die Fristen und Erwartungen entsprechend festgelegt würden.

Schritt drei: Richte dein Werkzeugpaket ein

Ein Tipp bevor du dich mit den Tools befasst, mit denen du das Beste daraus machen kannst. Halte dich an die Tools, mit denen dein Team sich bereits auskennt, es sei denn, das von dir verwendete Tool ist der Herausforderung nicht wirklich gewachsen. Es ist chaotisch genug, ohne weitere unbekannte Elemente in den Prozess einzuführen. Halte die Beständigkeit so hoch wie möglich.

💬 Kommunikation: Slack

Trotz aller Artikel, in denen behauptet wird, Slack störe unsere Arbeit, ist es immer noch das Werkzeug in aller Munde. Es ist sehr intuitiv zu bedienen und vor allem haben es die meisten Unternehmen bereits (ich habe sogar einige Arbeitsbereiche für nur wenige Freunde erstellt).

P.S. Behalte aus Gründen der Rechenschaftspflicht und der Nachverfolgung von Aufzeichnungen alle wichtigen Kommunikationen in öffentlichen Kanälen statt in privaten.

🏗️ Projektmanagement und Dokumentation: Asana, Trello, Notion, Gitlab

Von einfachen Aufgabenlisten bis hin zu großen funktionsübergreifenden Projekten helfen diese Tools den Teams, den Überblick über die Projektergebnisse und den Status zu behalten, sodass für alle klar ist, wer was, wann und warum tut.

🗣️ Besprechungen und Konferenzen: Zoom, Skype, Google Hangouts

Richte Anrufe mit deinem Team ein, zeichne sie für die zukünftige Verwendung auf und lasse sogar Räume für jedermann offen.

🤝 Zusammenarbeit in Echtzeit: GSuite

Dokumente, Sheets und Slides können von jedem in deinem Unternehmen (oder sogar von externen Gästen) in Echtzeit bearbeitet werden. So können deine Teams an einem Dokument zusammenarbeiten und dokumentieren, welche Änderungen von wem vorgenommen wurden.

Vielleicht ist noch wichtiger, sehr deutlich klarzustellen, wie jedes Tool verwendet werden soll – E-Mail kann beispielsweise für formellere Ankündigungen verwendet werden, Slack für Projektbesprechungen und Asana für Anfragen.

Diese sind natürlich nur einige der am häufigsten genannten. Wenn du neugierig bist, in Bezug auf was es sonst noch da draußen gibt, kannst du dich Alexandres Dokument anschauen.

Schritt vier: Denke an Leistung, nicht an Stunden

Am Montagmorgen habe ich John Riordan, Director of Support, Irland bei Shopify, bei einem kurzen virtuellen Chat getroffen. Er betreibt Fernarbeit seit 2002, die meiste Zeit davon als Teamleiter, und obwohl er der Meinung ist, dass die Tools leicht genug zu handhaben sind, ist die Denkweise nicht so. „Das größte Problem bei dieser Veränderung ist also, dass sie den Menschen aufgezwungen wurde, aber die Denkweise sich nicht geändert hat. Ich mache mir Sorgen um die Einstellung von Menschen in Führungspositionen, wenn das einzige, was sie jemals gekannt haben, nur Büro-basiert ist. Es gibt eine Nervosität und einen Angstfaktor zwischen den Führungskräften. Und das ist die Angst vor dem Unbekannten. “

Wenn jeder aus der Ferne arbeitet, gibt es eine Sache, die sich sofort ändern muss – der Schwerpunkt muss sich von der aufgewendeten Zeit auf die Leistung verlagern. Das Verwalten von Fernarbeit-Teams bedeutet, dass du dich nicht darauf konzentrieren musst, wo sich deine Mitarbeiter zu jeder Tageszeit befinden, ständig überprüfen musst, ob sie online sind, und sie sich innerhalb weniger Sekunden bei dir melden. Du solltest dich stattdessen auf die Zuweisung klarer Ergebnisse und Leistungen konzentrieren.

Während die Büroarbeit stark von Zeitplänen, Kalendern und synchroner Kommunikation bestimmt wird (entweder in Besprechungen, lockeren Kanälen oder persönlich), führt Arbeiten aus der Ferne, insbesondere unter diesen Umständen, zwangsläufig zu asynchroner Kommunikation und Workflows. Das heißt, kommunizieren und Projekte verschieben, ohne dass deine Kollegen online verfügbar sein müssen.

In Gitlabs Anleitung für die komplette Fernarbeit wird erwähnt, dass man am einfachsten eine asynchrone Denkweise annehmen kann, wenn man diese Frage stellt: „Wie würde ich diese Botschaft übermitteln, diese Arbeit präsentieren oder dieses Projekt jetzt vorantreiben, wenn niemand anderes in meinem Team (oder in meiner Firma) wach wäre?
Ihrer Meinung nach wird durch diese Frage die Versuchung beseitigt, Abkürzungen zu nehmen oder „ein Meeting einzuberufen, um einfach nur Input zu sammeln“ – Ach, das gefürchtete Meeting, das einfach eine E-Mail hätte sein können.

Damit die asynchrone Kommunikation funktioniert, benötigt man eine Anwendung, mit dem man die gesamte verfügbare Dokumentation oder den gesamten Kontext erfassen kann. Eine Quelle der Wahrheit. Es spielt keine Rolle, ob man Gitlab, Asana, Trello oder sogar einen Slack-Kanal auswählt. Man muss sich nur darauf einigen, was die Anwendung ist, um eine aufgespaltene Kommunikation über mehrere Kanäle hinweg zu vermeiden. Wenn du alle deine Vorgänge schnell in Richtung einer Fernarbeit-Einrichtung verlagerst, funktioniert ein leichtes Tippen auf die Schulter nicht mehr, bei dem du aufgefordert wirst, einen Fehler zu beheben. Jede Änderung, jede Anforderung muss im gesamten Unternehmen dokumentiert und sichtbar sein.

Im Idealfall hast du hart arbeitende, talentierte Menschen eingestellt, die von Autonomie und Eigenverantwortung leben, so dass sie nicht so sehr gemanagt werden müssen, um in die Abläufe eingebunden zu sein – auch hier ist die Kommunikation der Schlüssel. Mach klar, was von deinen Mitarbeitern erwartet wird, halte die Kommunikationswege offen und stell sicher, dass sie über alle Informationen verfügen, die sie für ihre Arbeit benötigen.

Schritt fünf: Mit der Kultur Schritt halten

Für viele von uns wird das Büro unweigerlich zu einer Art Zweitwohnsitz. Wir machen Freunde, essen zusammen zu Mittag, teilen harmlosen Klatsch während dem Happy Hour. Sogar diese albernen geselligen Momente, die aus dem Nichts aufsteigen und so mysteriös verschwinden, wie sie erschienen sind. Wie kannst du dies nachmachen? Wie können die Teams sich trotzdem verbunden fühlen, wenn sie nicht denselben physischen Raum teilen?

Für John Riordan dreht sich alles darum, den Tag gemeinsam zu beginnen:

Wir haben die Teams in 10 oder 11 Personen aufgeteilt, die an einem Tag im gleichen Zeitraum zusammenarbeiten, und alle beginnen zusammen. Sie haben ein sogenanntes Starthilfemeeting, das ist also jeden Morgen ein Zusammenkommen. Und am Ende des Tages gibt es noch einmal ein Zusammenkommen. Wir machen das schon immer und einer der Gründe dafür ist, dass es tatsächlich so ist, als würde man im Büro begrüßt und es wird uns gesagt, okay, wir sind jetzt fertig. Und das Wichtigste ist, dass diese Synchronisierungen nicht arbeitsorientiert sein müssen.

John Riordan, Director of Support, Irland bei Shopify

Bei Unbabel haben wir etwas Ähnliches gemacht. Jeden Tag um 9.30 Uhr versammelt sich unser Team für einen halbstündigen Zoom-Chat, in dem wir mitteilen, was wir vorhaben. Du würdest denken, dass es nicht so viel zu teilen gibt, da wir den ganzen Tag in unseren Wohnungen eingesperrt sind, du wärst aber überrascht. Indoor-Workout-Tipps, Katzenwettbewerbe, gelangweilte Hunde, Brotbacken, der Versuch zu erraten, wer eine Jogginghose trägt – die Möglichkeiten sind endlos. Wir veranstalten auch Margaritaville-Treffpunkte um 17.00 Uhr (Margarita optional), damit sich unser Team nach einem anstrengenden Tag (Fernarbeit) entspannen kann.

In gewisser Weise ahmen wir nach, was täglich im Büro passiert. Wenn dies viel spontanes Geplänkel oder Geschwätz mit dem Wasserkühler beinhaltet, hast du vielleicht einen offenen Raum oder öffne Google Hangouts, das einfach nur den ganzen Tag geöffnet ist. „Du kannst deine Kamera ausschalten, wenn du möchtest und einfach arbeiten, aber es gibt immer etwas, was ich eine Lebensader für die Menschheit nenne“, sagte John zu mir. Wenn es darum geht , gemeinsam über das Wetter zu klagen, wenn man sich in der Küche begegnet, zu Mittag isst oder freitagnachmittags Happy Hour macht, sollte man versuchen, einen Online-Ersatz zu finden.

Dies kann kontraproduktiv klingen, wenn man all diese Zeit und Mühe in die Erstellung virtueller sozialer Interaktionen investiert, die nichts mit der Arbeit selbst zu tun haben, aber es lohnt sich auf jeden Fall. Erstens für die Teambildung, die stark leiden kann und zweitens für unsere eigene psychische Gesundheit. Diese schnellen Chats können dazu beitragen, das Gefühl der Isolation zu verringern und das Zugehörigkeitsgefühl zu fördern. Die schiere Menge an Bildern und Videos, die gerade jetzt in unserem Kanal #tower-pets Slack geteilt werden, beweist nur, wie sehr wir jetzt alberne Katzenvideos brauchen. Wir sind unter Quarantäne gestellt, überfordert, gestresst und besorgt über all die Ungewissheit um uns herum – der Kontakt zu einem Kollegen, auch wenn es nur für einen Lacher ist – ist wirklich hilfreich.

Wade Foster, CEO von Zapier, hat kürzlich in einem Blog-Artikel mitgeteilt:

Einmal verlangsamten sich die Dinge in unserem Support-Kanal, und einer unserer Mitarbeiter sagte einfach, „Lasst uns eine Tanzparty machen“. Alle haben einen Song auf Spotify ausgewählt, sich selbst beim Tanzen aufgenommen und dann das GIF in Slack eingefügt. Wir haben eine Montage von allen Tanzenden erstellt, und es war großartig – die Leute haben ihre Kinder hineingezogen, ihre Hunde hineingezogen. Diese Art von Dingen hilft den Menschen, sich engagiert zu fühlen, und verhindert die Einsamkeit und Isolation, um die sich jeder bei der Fernarbeit Sorgen macht.

Wade Foster, CEO bei Zapier

Nadia Vatalidis erzählte mir, dass sie sogar einen Kanal für psychische Gesundheit eingerichtet haben, damit die Menschen ihre Erfahrungen teilen können:

Schritt sechs: Automatisieren, automatisieren, automatisieren

Derzeit befinden sich viele Unternehmen im Überlebensmodus – insbesondere in Branchen wie Reisen und dem Gastgewerbe. Support-Mitarbeiter arbeiten rund um die Uhr, um Kunden bei Flugstornierungen, Hotelreservierungen usw. zu unterstützen. Anrufe ohne Ende, volle Posteingänge, angehäufte Tickets – es ist eine Sache, mit einer Steigerung der Kundeninteraktionen von 20 oder 30% umzugehen, es ist allerdings eine ganz andere Herausforderung, mit einer Steigerung von 300% fertig zu werden.

Wenn es eine Sache gibt, die unser Kundendienst Leiter, Luís Pinto, weiß, ist, dass man in Krisenzeiten so viel wie möglich automatisieren sollte:

Nach meiner Erfahrung ist die einzige Möglichkeit, das Ticketvolumen umzuleiten, die Selbstbedienung. Alle Informationen, die der Kunde benötigt, sollten sich auf den Support-Portalen, FAQs, Unternehmenswebseiten, E-Mail-Newslettern und sogar in sozialen Medien befinden. Wenn du 20% oder 30% dieses Volumens entfernen kannst, ist dies eine große Hilfe. In Krisenzeiten müssen die Support-Teams erkennen, welche die etwa zehn am häufigsten gestellten Fragen sind – Wurde mein Flug storniert? Was sind die nächsten Schritte? Wie lautet Ihre Rückerstattungsrichtlinie? – All diese müssen leicht verfügbar sein.

Luís Pinto, Kundensupport Leiter bei Unbabel

Schritt sieben: Halte durch

Dies ist kein normales Arbeit-von-Zuhause-Szenario. Wir alle passen uns immer noch an, kümmern uns um uns selbst und unsere Lieben und versuchen dies herauszufinden und zu lernen, während wir weitermachen. Wie Riordan sagte: „Du wirst Fehler machen.“

Wenn du den Gedanken hast, dass du keine Fehler machen wirst, liegst du falsch. Du wirst Fehler machen. Finde Kollegen außerhalb des Unternehmens, die Fernarbeit geleistet haben oder leisten, und lehne dich an und höre zu. Wenn du versuchst, eine Büroraumkultur zu verwenden, die ich als ziemlich quadratisch bezeichnen werde, und du sie in eine entfernte Kultur einfügst, die ziemlich kreisförmig ist, wird sie nicht funktionieren. Wir alle wissen, dass man ein Quadrat nicht in einen Kreis schlagen kann. Es passt einfach nicht. Du musst also verstehen, dass es eine Weile dauern wird, bis du die richtige Form hast.

John Riordan, Director of Support, Irland bei Shopify

Wenn dies einen Vorteil hat, ist es, wie freundlich Fremde aus dem Internet sein können. In den letzten Tagen haben viele Nachrichten soziale Medien überflutet, die Dienste, Ratschläge oder einfach nur eine freundliche virtuelle Schulter anbieten. Unternehmen mit kompletter Fernarbeit oder fast kompletter Fernarbeit-Kulturen teilen Leitfäden und organisieren Webinare, damit dieser Übergang so reibungslos wie möglich verläuft. Nicht nur für Führungskräfte aus der Wirtschaft, sondern auch für Lehrer und Schüler, die Schwierigkeiten haben, mit dem Schuljahr Schritt zu halten.

Wir waren nicht bereit dafür, aber wir haben Schlimmeres durchgemacht und sind wieder auf die Beine gekommen. Mit den richtigen Werkzeugen, der richtigen Einstellung und nur einer kleinen Anleitung kannst du es einfach schaffen.

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Es gibt viele Online-Informationen, die dir bei diesem Übergang helfen können. Ich persönlich empfehle:

Das war’s, Leute. Bleib zu Hause und bleib gesund!