Te escribo desde mi apartamento, bebiendo una taza del mejor té de Ceilán de Jing, mirando por la ventana a una soleada pero vacía Lisboa. Hace aproximadamente una semana, a mis compañeros de trabajo y a mí nos recomendaron llevarnos nuestros ordenadores y cargadores a casa. Pronto siguió el correo electrónico oficial: nuestras oficinas permanecerían cerradas hasta nuevo aviso para ayudar a mitigar la propagación de COVID-19.

Como alguien que siempre ha tenido la ventaja de trabajar de forma remota una o dos veces por semana (algo que mi perro con aspecto de zorro con pelaje anaranjado disfruta profundamente), esto no alteró tanto mi rutina de trabajo. Es cierto que la conexión a Internet es inestable de vez en cuando, o el perro está demasiado exaltado como para calmarlo, pero es más o menos lo de siempre. Por supuesto, no todo el mundo pueden decir lo mismo. De la noche a la mañana, innumerables startups, empresas multinacionales y negocios pequeños se enfrentan a una situación sin precedentes, mientras se unen sin ganas a la experiencia de trabajo remoto más grande del mundo, y la mayoría de ellos no estaban preparados.

En los últimos dos días, he estado recabando algunos recursos y conocimientos que podrían ser útiles para las empresas que intentan averiguar cómo lidiar con esta coyuntura de trabajo impuesto desde casa. También me puse en contacto con consultores de trabajo remoto y líderes que trabajan en compañías de trabajo remoto total o parcial para compartir recomendaciones sobre las herramientas, estrategias y mentalidad que los directores necesitan para tener éxito en esta transición. Esto es lo que me dijeron:

Paso uno: Comunicación

Hace aproximadamente una semana, la gente comenzó a compartir en LikedIn documentos con consejos y herramientas para ayudar a las empresas que se vieron obligadas a trabajar de forma remota. Alexandre Mendes, ex Director Ejecutivo de Startup Braga, fue uno de ellos. “Fue uno de esos momentos raros en los que pensé en hacer algo y lo hice de inmediato”, me dijo. Ha estado estudiando el trabajo remoto durante algunos años, asesorando a las empresas sobre cómo hacer la transición hacia el trabajo remoto.

La mayoría de la gente piensa que se trata de las herramientas, pero no es así. Las herramientas están ahí, súper disponibles, pero el ingrediente secreto es cómo las usas, cómo usas Slack para comunicarte, cómo gestionas los equipos, estableces expectativas, defines objetivos. Trabajar de forma remota tiene una gran influencia en cómo nos comunicamos.

Alexandre Mendes, ex Director Ejecutivo de Startup Braga

Así que lo primero es lo primero: empecemos con la comunicación.

Hace unos días, Gitlab, la compañía de trabajo completamente remoto más grande del mundo, con más de 1.200 miembros del equipo ubicados en más de 65 países en todo el mundo, organizó un seminario web con su CEO, Sid Sijbrandij, y el Jefe de Control Remoto, Darren Murph, compartiendo consejos para adoptar esta nueva realidad remota.

Creo que todo empieza y acaba con la comunicación, porque si la comunicación no está en su sitio, nada más va a funcionar, ¿verdad?

 

Trabajar de forma remota fue algo natural para Darren Murph, Jefe de Control Remoto en Gitlab. “Era en la oficina donde me sentía fuera de lugar”, dice con frecuencia.

Creo que todo empieza y acaba con la comunicación, porque si la comunicación no está en su sitio, nada más va a funcionar, ¿verdad? De hecho, yo recomendaría tener un buen equipo de actuación. Pregunta en tu empresa: ¿alguien ha trabajado antes de forma remota? ¿Alguien tiene experiencia? Forma un equipo de actuación y empieza a comunicarte con la gente a través de la menor cantidad posible de canales. Querrás evitar silos y fragmentaciones, especialmente durante los primeros días de resolver los problemas del trabajo desde cada, y estar abierto a valoraciones. Así que, sea cual sea el canal de documentación y comunicación que elijas, escucha a las personas. Tendrán diferentes problemas (no todas las casas son ideales y aptas para trabajar desde casa desde el primer momento). Y usa ese equipo de actuación para priorizar los comentarios que estás recibiendo e intenta encontrarles soluciones lo más rápido posible. Poner en marcha un plan para que las personas sepan que se les está escuchando, que se están escuchando los comentarios y que se están investigando las soluciones, ayudará a estabilizar lo que podría ser un entorno bastante caótico.

Darren Murph, Jefe de Control Remoto en Gitlab en “Trabajo remoto sin previo aviso: cómo adaptarse y prosperar como empresa imprevista de trabajo remoto”

Programa revisiones regulares

A medida que empieces a cambiar hacia el trabajo remoto, tal vez organices un par de revisiones más con tu equipo de las que normalmente harías. Intenta comprender cómo se están adaptando a esta situación abrupta, qué han estado haciendo, cómo están sus seres queridos. Los directores deberían guiar un poco más a los empleados que tienen dificultades para ayudarlos con la transición, apoyándolos en cada paso del camino.

Según Harvard Business Review, la investigación sobre inteligencia emocional muestra que «losempleados buscan ejemplo en sus directores sobre cómo reaccionar ante cambios repentinos o situaciones de crisis».«Así que, si tu empleado está preocupado, trata de evitar caer con él en una espiral catastrofista y, en su lugar, tranquilízalo. Agradecerles a los empleados su esfuerzo, y transmitir frases simples como “superaremos esto”, puede levantar la moral.

Paso dos: Olvídate de la situación normal

Una situación habitual de trabajo desde casa ya presenta algunos desafíos, pero este es un juego completamente diferente. No es que la mayoría de las personas no tengan instaladas oficinas en casa, lo cual es cierto (me han contado de gente que fue ido corriendo a la oficina a buscar sus monitores, y que en el autobús de camino a casa vieron a varias personas llevando monitores debajo del brazo), pero hay demasiado caos en esta situación. Las guarderías y escuelas están cerradas, la gente está haciendo malabares para conciliar el trabajo y cuidar a sus hijos, seres queridos y gatos que insisten en sentarse en el teclado cuando hay llamadas de trabajo importantes. Debes esperar una alteración de los flujos y horarios de trabajo habituales, especialmente al principio.

Alexandre dijo: «Tienes que asumir que la gente no está mirando sus mensajes todo el tiempo. Creo que es poco realista pensar que, en estas circunstancias, la gente puede mantener un trabajo de 9:00 a 17:00 a tiempo completo».

Laurel Farrer es una experta en trabajo remoto que ha estado ayudando a las empresas a impulsar la mano de obra virtual durante los últimos diez años. Ha publicado recientemente en LinkedIn que, durante más de una década, tuvo que “ocultar a sus hijos de sus funciones por ‘profesionalidad'”.

Tanto si tienes hijos como si no, intenta evitar la frustración si algún niño interrumpe una reunión de equipo virtual o si es necesario ajustar el horario de trabajo. Concentrar el colegio, el trabajo, la casa, la iglesia y el cuidado de los niños en las mismas habitaciones durante varias semanas es un reto duro. El mundo está asustado y estresado en este momento, y lo último que deberíamos hacer es desquitarnos con nuestras familias (o con la familia de un compañero de trabajo) haciendo que un niño inocente se sienta un fastidio.

Laurel Ferrer, experta en trabajo remoto y estratega

Los líderes empresariales deberían ser especialmente flexibles y apoyar a sus empleados y miembros del equipo con estos retos. Deja que las personas cambien su horario de trabajo cuando lo necesiten. Sé comprensivo si alguien tiene que irse en medio de una reunión. Eso es exactamente lo que hizo Mixpanel, una startup de análisis. Hace un par de días, Anca Croitoru, una de las Directivas Principales de Éxito del Cliente de la empresa, se despertó con una actualización de COVID-19 en toda la compañía.

«Si tus hijos o seres queridos hacen ruido durante las llamadas o entran a reuniones en línea, no dudes en presentarles a tus compañeros de trabajo», se lee en uno de los puntos. El correo electrónico admitió que tener hijos o personas dependientes a cargo en casa a tiempo completo afectaría a la productividad de sus empleados, y les aseguró que estaba bien, y que los plazos y las expectativas se establecerían en consecuencia.

Paso tres: Establece tu pila de herramientas

Antes de sumergirte en las herramientas que pueden ayudarte a sacar el máximo provecho de esto, un consejo. A menos que la herramienta que usas no esté realmente a la altura del reto, quédate con las herramientas que tu equipo ya conoce. Ya hay suficiente caos sin introducir más elementos desconocidos en el proceso. Mantén la consistencia tanto como sea posible.

💬 Comunicación: Slack

A pesar de todos los artículos que afirman que Slack interrumpe nuestro trabajo, sigue siendo la herramienta que está en la mente de todos. Es muy intuitivo de usar, y lo más importante, la mayoría de las empresas ya lo tienen (yo incluso he creado algunos espacios de trabajo para unos pocos amigos).

P.D. En aras de la responsabilidad y del seguimiento de registros, mantén todas las comunicaciones principales en canales públicos en lugar de privados.

🏗️ Gestión de proyectos y documentación: Asana, Trello, Notion, Gitlab

Desde listas de tareas simples hasta grandes proyectos multifuncionales, estas herramientas ayudan a los equipos a estar en lo más alto de los resultados y del estado del proyecto, por lo que todos tienen claro quien está haciendo qué, cuándo y por qué.

🗣️ Reuniones y conferencias: Zoom, Skype, Google Hangouts

Establece llamadas con tu equipo, regístralas para su uso futuro e incluso mantén los espacios abiertos para que cualquiera pueda unirse.

🤝 Colaboración en tiempo real: GSuite

Cualquier persona de tu empresa (o incluso invitados externos) pueden editar en tiempo real Documentos, Hojas de Cálculo y Diapositivas, permitiendo a tus equipos trabajar juntos en un documento y mantener un registro de qué modificaciones se han hecho y quién las ha hecho.

Tal vez lo más importante: comunica muy claramente cómo se usará cada herramienta (el correo electrónico podría usarse para anuncios más formales, Slack para discusiones de proyectos y Asana para solicitudes, por ejemplo).

Por supuesto, estos son solo algunos de los más comúnmente mencionados. Si tienes curiosidad sobre qué más hay, puedes consultar el documento de Alexandre.

Paso cuatro: Piensa en resultados, no en horas

Me reuní con John Riordan, Director de Asistenia de Irlanda en Shopify, para tener una breve conversación virtual el lunes por la mañana. Ha estado trabajando de forma remota desde 2002, la mayor parte del tiempo gestionado equipos, y aunque cree que las herramientas son suficientemente fáciles de manejar, la mentalidad no lo es. “Así que el mayor problema de este cambio es que se ha impuesto a la gente y la mentalidad no ha cambiado. Me preocupa la mentalidad de las personas en los puestos de liderazgo más importantes cuando lo único que han conocido es la base en la oficina. Hay nerviosismo y un factor de miedo entre los líderes. Y ese es el miedo a lo desconocido.”

Cuando todo el mundo trabaja de forma remota, hay una cosa que debe cambiar de inmediato: hay que centrarse en el resultado y no en el tiempo dedicado. Gestionar equipos remotos significa que, en lugar de preocuparte de dónde están tus empleados en todo momento durante el día, verificar constantemente si están conectados y que te contesten en dos segundos, deberías concentrarte en asignar resultados y productos claros.

Mientras que el trabajo de oficina se dicta mucho por los horarios, los calendarios y la comunicación sincrónica (ya sea en reuniones, canales de Slack o en persona), el trabajo remoto, especialmente en estas circunstancias, inevitablemente impulsará la comunicación asincrónica y los flujos de trabajo. Es decir, comunicar y mover proyectos sin necesidad de que tus compañeros estén disponibles en línea.

En la Guía de Gitlab para trabajos completamente remotos, se señala que la forma más fácil de iniciar una mentalidad asincrónica es hacer esta pregunta: “¿Cómo entregaría este mensaje, presentaría este trabajo o avanzaría en este proyecto ahora mismo si no hubiera nadie despierto en mi equipo o en mi empresa?”
Según ellos, hacer esta pregunta elimina la tentación de tomar atajos, “o convocar una reunión para simplemente recabar información”; por desgracia, la temida reunión que podría haber sido un correo electrónico.

Para que funcione la comunicación asincrónica, necesitas una herramienta que te permita recabar toda la documentación o contexto disponible. Una fuente de la verdad. No importa si escoges Gitlab, Asana, Trello o incluso un canal de Slack, todo el mundo debe simplemente ponerse de acuerdo sobre cuál será la herramienta para evitar la comunicación fragmentada a través de varios canales. Cuando cambias rápidamente todas tus operaciones hacia una configuración remota, un golpe suave en el hombro para pedir que se solucione un error ya no funciona. Cada cambio, cada solicitud, debe documentarse y ser visible en toda la organización.

Idealmente, has contratado a personas trabajadoras y con talento que se desarrollan con autonomía y emancipación, por lo que no necesitan que se les controle tanto como si estuvieran en un circuito; de nuevo, la comunicación es clave aquí. Sé muy claro acerca de lo que se espera de tus empleados, mantén abiertas las líneas de comunicación y asegúrate de que tengan toda la información que necesitan para hacer su trabajo.

Quinto paso: Mantenerse al día con las novedades

Para muchos de nosotros, la oficina se convierte inevitablemente en una especie de segunda casa. Hacemos amigos, comemos juntos, compartimos cotilleos inofensivos durante las horas felices. Incluso esos momentos colectivos tontos que surgen de la nada y desaparecen tan misteriosamente como aparecieron. ¿Cómo puedes reproducir esto? ¿Cómo pueden los equipos seguir sintiéndose conectados cuando no comparten el mismo espacio físico?

Para John Riordan, se trata de empezar el día juntos:

Tenemos los equipos divididos en 10 u 11 personas que trabajan juntos en el mismo período de tiempo en un día, y todos empiezan juntos. Tienen lo que se llama una reunión de arranque, por lo que es un punto de contacto todas las mañanas. Y hay un punto de contacto al final del día. Hemos estado haciendo esto desde siempre y una de las razones es porque en realidad, es como que te reciben en la oficina y como que te digan, bueno, ya hemos terminado. Y lo importante es que estas sincronizaciones no tienen que centrarse en el trabajo.

John Riordan, Director de Asistencia de Irlanda en Shopify

En Unbabel, hemos estado haciendo algo similar. Todos los días a las 09:30 h, nuestro equipo se reúne durante media hora en el chat de Zoom, donde compartimos lo que hemos estado haciendo. Pensarás que no hay mucho que compartir, dado que todos estamos encerrados todo el día en nuestros apartamentos, pero te sorprenderías. Consejos de entrenamiento en espacios interiores, competiciones de gatos, perros aburridos, hacer pan, intentar adivinar quién lleva pantalones de chándal: las posibilidades son infinitas. También organizamos lugares de reunión Margaritaville a las 17:00 (margarita opcional), por lo que nuestro equipo puede relajarse después de un duro día de trabajo (remoto).

En cierto sentido, imitamos lo que sucede a diario en la oficina. Si eso implica muchas bromas espontáneas o chácharas, tal vez puedas tener un espacio abierto o Google Hangouts abierto todo el día. “Si quieres, puedes apagar tu cámara y trabajar, pero siempre hay lo que yo llamo un salvavidas para la humanidad”, me dijo John. Si eso implica lamentarse del tiempo juntos cuando os veis en la cocina cogiendo la comida o mientras os tomáis algo en la happy hour los viernes por la tarde, intenta organizar reemplazos en línea.

Puede sonar contraproducente invertir todo este tiempo y esfuerzo en crear interacciones sociales virtuales que no tienen nada que ver con el trabajo en sí, pero merece muchísimo la pena. Primero, por el bien del trabajo en equipo, que puede sufrir mucho, y segundo, por nuestra propia salud mental. Estas conversaciones rápidas pueden ayudar a reducir los sentimientos de aislamiento y promover un sentido de pertenencia. La gran cantidad de imágenes y vídeos que se comparten en este momento en nuestro canal de Slack #tower-pets viene a demostrar cuánto necesitamos ahora vídeos tontos de gatos. Estamos en cuarentena, agobiados, estresados y nerviosos por todas las incógnitas que nos rodean; conectarnos con un compañero de trabajo, incluso si es solo para reírnos un poco, es realmente beneficioso.

Wade Foster, CEO de Zapier, compartió recientemente en un artículo de blog:

Una vez, hubo un momento de baja actividad en nuestro canal de asistencia, y uno de nuestros empleados dijo «Hagamos una fiesta de baile». Todos eligieron una canción en Spotify, se grabaron bailando y luego subieron el gif a Slack. Creamos un montaje de todos bailando, y fue increíble: la gente metió a sus hijos y a sus perros en ello. Este tipo de cosas ayuda a las personas a sentirse comprometidas y evita la soledad y el aislamiento que a todo el mundo le preocupa del trabajo remoto.

Wade Foster, CEO de Zapier

Nadia Vatalidis me dijo que incluso crearon un canal de Slack de salud mental para que las personas pudieran compartir sus experiencias:

Paso seis: Automatizar, automatizar, automatizar

En este momento, muchas empresas están en modo de supervivencia, especialmente en industrias como el turismo o la hostelería. Los agentes de asistencia están trabajando las 24 horas para ayudar a los clientes con sus cancelaciones de vuelos, reservas de hotel y demás. Llamadas incesantes, bandejas de entrada llenas, billetes acumulándose: una cosa es gestionar un aumento del 20 o 30% en las interacciones con los clientes, otra completamente diferente es lidiar con un aumento del 300%.

Si hay algo que nuestro Director de Atención al Cliente, Luís Pinto, sabe, es que en tiempos de crisis deberías automatizar lo máximo posible:

Según mi experiencia, la única forma de redirigir los volúmenes de tickets es a través del autoservicio. Toda la información que el cliente necesita debe estar en portales de asistencia, preguntas frecuentes, sitio web de la empresa, boletines informativos por correo electrónico, incluso en las redes sociales. Si puedes eliminar el 20 o 30 % de ese volumen, es de gran ayuda. En tiempos de crisis, los equipos de asistencia deben comprender cuáles son las diez (más o menos) preguntas más frecuentes: ¿Se ha cancelado mi vuelo? ¿Cuáles son los siguientes pasos? ¿Cuál es vuestra política de reembolso? Todas ellas deben estar fácilmente disponibles.

Luís Pinto, Director de Atención al Cliente en Unbabel

Paso siete: Aguanta

Esta no es una situación normal de trabajo desde casa. Todos seguimos adaptándonos, cuidándonos a nosotros mismos y a nuestros seres queridos, intentando resolver esta situación y aprender a medida que avanzamos. Como dijo Riordan: “Vas a cometer errores”.

Si entras en el pensamiento de que no vas a cometer errores, te equivocas. Vas a cometer errores. Ve a compañeros fuera de la empresa que hayan hecho o que estén haciendo trabajo remoto, apóyate y escucha. Si intentas tomar una cultura de espacio de oficina, a la que me referiré como bastante cuadrada, y la pones en una cultura remota, que es bastante circular, no funcionará. Todos sabemos que no se puede estampar un cuadrado en un círculo. Simplemente, no encaja. Por lo tanto, tendrás que comprender que llevará un tiempo adaptarse a la forma correcta.

John Riordan, Director del Servicio de Asistencia de Irlanda en Shopify

Si hay algo positivo de esta situación, es ver cuán amables pueden ser los extraños de internet. En los últimos días, muchos mensajes han inundado las redes sociales ofreciendo servicios, consejos o simplemente un hombro virtual. Las empresas con culturas de trabajo completamente o casi completamente remoto están compartiendo guías y organizando seminarios web, todo para que esta transición sea lo más fácil posible. No solo para líderes empresariales, sino también para profesores y estudiantes que luchan por mantenerse al día con el curso académico.

No estábamos preparados para esto, pero hemos pasado por cosas peores y nos hemos recuperado. Con las herramientas y mentalidad correctas y solo un poco de orientación, puedes lograrlo.

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Hay mucha información en línea para ayudarte con esta transición. Personalmente recomiendo:

Eso es todo, amigos. ¡Quédate en casa y cuídate!