No sé si alguna vez habrás estado en Dreamforce, pero voy a ser sincero: puede ser un lío.

Lo que quiero decir es que se trata de la conferencia tecnológica más grande del mundo, con más de 170.000 asistentes, entre los que se incluyen Al-Gore, Will.i.am o Metallica. Aún así, para la mayoría de los que trabajan en tecnología y en atención al cliente, es el mejor evento del año: y no importa nada más.

Hemos asistido a Dreamforce durante muchas ediciones (nos alegra saber que este año no van a servir ternera y van a ahorrar casi 40 millones de litros de agua). Pero, cada vez que tenemos que prepararnos para este evento, tengo la sensación de que estamos a punto de escalar el Everest. Sincronizar a todo el equipo, saber exactamente a dónde ir, con quién reunirnos, asegurarnos de destacar entre la multitud y aprovechar al máximo esta experiencia no es una tarea fácil.

En mi función como director de eventos de Unbabel, me he encargado de organizar nuestra presencia en todo tipo de eventos, desde Web Summit hasta Dreamforce. Y, si mi experiencia me ha enseñado algo, es que hay que planearlo todo por adelantado y divisar una estrategia para enfrentarse a estos eventos.

Lo sé, es más fácil decirlo que hacerlo. Según nuestra propia experiencia, si no te tomas en serio a Dreamforce, es posible que no merezca la pena que vayas.

En nuestro caso hemos tenido todo tipo de experiencias en esta conferencia en ediciones anteriores. Desde no prepararnos como es debido o no asistir a los suficientes eventos paralelos, hasta descubrir lugares secretos y cerrar tratos con algunos de nuestros clientes más importantes, o incluso dejar pasar oportunidades clave. Ahora ya sabemos cómo abordarlo.

Por ese motivo he decidido recoger todos nuestros consejos y las lecciones que hemos aprendido tras haber asistido a Dreamforce tres años consecutivos. Esto es lo que deberías tener presente en las próximas semanas.

1. Define tus objetivos antes de ponerte en marcha

La gente va a Dreamforce por todo tipo de razones. Para aprender de los expertos del sector, reunirse con clientes potenciales, buscar nuevos productos, ver a Metallica en Dreamfest… lo que sea.

Sin embargo, es crucial que establezcas tus objetivos principales antes de ponerte en marcha. Fijar tus objetivos te ayudará a definir tu estrategia para el evento y a determinar tus prioridades.

Por ejemplo, si estás buscando clientes potenciales, tendrás que llevar contigo a tus equipos de ventas y de marketing y centrar todos tus esfuerzos en conseguir nuevas oportunidades de negocio. Así que tenlo en cuenta.

Y, por supuesto, disponer de un stand en Dreamforce puede suponer un gran beneficio, ya que te da acceso a las más de 200 compañías que patrocinan el evento. Claro, es bastante caro (25 mil solo por un stand), pero si esto te pone en contacto con futuros clientes en Dreamforce, no hay duda de que merecerá la pena.

En pocas palabras, considera todas tus opciones, define tus objetivos y luego desarrolla toda tu estrategia en función de esto.

2. Prepáralo todo y planea tus reuniones

No puedo hacer suficiente hincapié en este punto. Tienes que prepararte para el evento, planificar tus reuniones y dirigirte a aquellos a los que desees conocer.

El problema radica en cómo acceder a los contactos de las personas que quieras conocer. Dado que Dreamforce no va a darte su lista de asistentes, tendrás que ingeniártelas un poco.

Puedes ojear su enorme lista de patrocinadores para saber con qué compañías te interesaría más establecer contacto, por ejemplo. Todo el mundo puede acceder a la lista completa en la página web de Dreamforce (este año hablamos de más de 200 empresas). Así que échale un vistazo. Analiza sus perfiles, investiga qué tipo de negocios son y qué clase de tecnología están creando y, basándote en esta información, decide con quién deseas contactar.

Otro consejo rápido es usar Linkedin para ver quién más va a ir a Dreamforce 2018. Haz una búsqueda con el hashtag del evento (#Dreamforce) para tener una visión más clara sobre quién va a asistir y cuáles son sus intenciones.

Y no te olvides de mirar la programación para llevar una idea de quiénes son los ponentes y también de qué temas son más interesantes para ti y para tu negocio.

3. Pon en marcha tus demos

Entrando en materia, creo que la mayoría vamos a ir para conocer a clientes potenciales. Por lo tanto, es crucial que preparares demos de tus productos y te asegures de que tengan un gran impacto en la audiencia de Dreamforce.

Coordínate con tu equipo para que todo vaya sobre ruedas a la hora de mostrar tu producto y recuerda que es un sitio ruidoso, así que evita que eso suponga un problema.

También debes tener en cuenta que vas a tener que moverte mucho. No tiene sentido que hagas tus demostraciones desde tu stand en un ordenador. Por este motivo deberías considerar seriamente pasarte a los móviles y exponer tu producto desde tu teléfono.

4. Calcula tu ruta

En cuanto a la programación del evento, tienes mil cosas que hacer y mi consejo es que no pierdas demasiado tiempo con las ponencias. Aún así, hay algunas sesiones interesantes que me han llamado la atención sobre el futuro de la atención al cliente que deberías tener en cuenta:

En cualquier caso, prepárate para un recinto increíblemente grande. Así que estudia el mapa del evento antes de llegar y procura no perderte. Toma notas de todos los stands, puntos de encuentro, escenarios y lugares interesantes por los que quieras pasar.

Solo para que te hagas una idea, tardamos 2 años en enterarnos de que hay un sitio un tanto secreto para las empresas que ofrecen integraciones, principalmente de Servicios en la Nube: solo 8 proveedores consiguen estar allí cada año y Digital Genius es uno de ellos. Por lo tanto, si buscas proveedores específicos de Servicios en la Nube y tecnologías innovadoras, dirígete a la Logia de los Servicios en la Nube, en el recinto Marriot Marquis . Y ese es solo un consejo rápido.

5. Haz unos cuantos desvíos y asiste a eventos paralelos

Después de asistir a varias ediciones, nos dimos cuenta de que mucha gente tenía la idea errónea de que todo sucede dentro de Dreamforce. No podrían estar más equivocados.

Pasan tantas cosas al margen del evento en sí que sería una locura volver al hotel una vez que se apaguen las luces del recinto de Dreamforce.

Tómate tu tiempo e investiga un poco sobre los eventos paralelos. ¿Qué otras cosas van a tener lugar que sean de interés para tu sector? ¿A dónde van a dirigirse la mayoría de tus clientes potenciales? ¿Qué compañías van a gestionar estos eventos?

Aprovecha estas situaciones informales para hablar con las personas a las que quieres conocer. Y, si trabajas en el sector de la atención al cliente, te recomendamos que asistas al menos a estos tres:

6. Se trata de un trabajo en equipo

Al igual que la escalada en roca, la asistencia a eventos requiere un gran esfuerzo de equipo. Coordina a todo tu equipo para que tengan el mismo objetivo y hazles saber qué esperar.

En nuestro caso, llevaremos al evento a siete personas, así que será necesario que den lo mejor de sí. Por eso solemos hacer prácticas antes de los eventos, para que todo el mundo sepa exactamente cómo mostrar el producto y cómo responder a las preguntas más frecuentes.

Sin embargo, también debes tener en cuenta que toda esta operación involucra a más personas y no solo a los asistentes. Por lo tanto, deberías programar reuniones periódicas con todos aquellos que trabajen en el evento para asegurarte de que estás haciendo todo lo necesario. Obviamente esto incluye al personal de ventas, de desarrollo de negocios, de marketing, etc.

Para que puedas hacerte una idea de cómo se traduce a la práctica, aquí puedes ver todos los equipos de Unbabel involucrados en Dreamforce junto con su función:

  • Eventos: coordinar toda la logística, establecer un puente entre tu empresa y Dreamforce y sincronizar a todos tus equipos
  • Márketing: planear las campañas de pago en múltiples canales para fomentar la asistencia, escribir entradas para el blog (supongo que podemos tacharlo de la lista 😉) y ocuparse de las redes sociales
  • Desarrollo de negocios: su papel es fundamental, ya que no es posible acceder a los contactos de los asistentes antes del evento, por lo que necesitamos un equipo que investigue qué empresas van a estar presentes
  • Producto e Implementación: dale caña a tus demos siendo innovador y personalizándolas
  • Ventas y Socios: para establecer alianzas con compañías que tengan un objetivo similar al nuestro y compartir un stand, eventos promocionales y mucho más.

Y si quieres convertirte en un profesional de Dreamforce, hay un cuestionario que puedes completar para mejorar tus conocimientos sobre el evento y ayudarte a definir tu estrategia. Está dividido en Prepararse para Dreamforce, Dreamforce y los próximos pasos y Habilidades para hablar en público

7. Destaca entre la multitud y llega a lo más alto

Destacar entre una multitud de 170.000 personas puede parecer un obstáculo insuperable, pero sin duda vale la pena el esfuerzo.

En Unbabel queremos crecer a lo grande este año, así que hemos decidido hacer algo diferente. En lugar de llevar solo las camisetas, las pegatinas y las tarjetas de visita, vamos a hacer algo más. Dado que la plataforma de Unbabel y sus integraciones fluidas otorgan superpoderes multilingües a los equipos de atención al cliente, vamos a seguir con el juego y a disfrazar a nuestro equipo de superhéroes.

Así que, si te encuentras a alguien con máscara y capa, ya sabes a quién culpar.

¿Nos vemos en Dreamforce 2018?

Si te interesa obtener más información sobre nuestro servicio de atención al cliente multilingüe, que se integra a la perfección dentro del flujo de trabajo de Salesforce, programemos una reunión en Dreamforce 2018.