Je ne sais pas si vous êtes déjà allé à Dreamforce mais soyons clair : cela peut être compliqué.

Je veux dire par là que c’est la plus grande conférence sur les technologies au monde, avec plus de 170 000 participants, comprenant des personnes comme Al Gore, Will.i.am ou Metallica. Pourtant, pour la plupart des personnes travaillant dans le domaine de la technologie et du service à la clientèle, c’est l’événement de l’année à ne pas manquer – et comme le dit Metallica : « Nothing else matters » (rien d’autre n’a d’importance).

Cela fait déjà plusieurs années que nous allons à Dreamforce (je suis heureuse d’apprendre que cette année, ils ne serviront pas de bœuf et économiseront près de 38 millions de litres d’eau). Mais chaque fois que nous devons nous y préparer, j’ai l’impression d’être sur le point de gravir le mont Everest. Aligner l’ensemble de l’équipe sur un but commun, savoir exactement où aller, qui rencontrer, s’assurer que nous nous démarquons et en tirer la meilleure expérience possible n’est pas une tâche facile.

En tant que responsable des événements chez Unbabel, j’ai organisé notre présence dans toutes sortes d’événements, du Web Summit à Dreamforce. Et si mon expérience signifie quelque chose, elle m’a enseigné que vous devez planifier à l’avance et être stratégique sur la façon dont vous abordez l’événement.

Je sais, c’est plus facile à dire qu’à faire. En me basant sur notre propre expérience, je peux affirmer que si vous ne prenez pas au sérieux Dreamforce, cela ne vaudrait peut-être pas la peine d’y aller après tout.

Dans notre cas, nous avons eu toutes sortes d’expériences lors de cette conférence par le passé. Nous avons fait toutes sortes d’erreurs : ne pas être suffisamment préparés, participer à des événements en marge trop insignifiants, découvrir des endroits secrets et perdre le contact avec certains de nos clients les plus importants, manquer des opportunités. Nous avons désormais appris à aborder ces problèmes.

Et c’est pourquoi j’ai décidé de noter tous nos conseils et leçons tirées de notre participation à Dreamforce trois années de suite. Voici donc ce que vous devriez garder à l’esprit au cours des prochaines semaines.

1. Fixez vos objectifs avant d’y aller

Les gens vont à Dreamforce pour toutes sortes de raisons. Pour apprendre des experts de l’industrie, rencontrer des clients potentiels, rechercher de nouveaux produits, voir Metallica à la Dreamfest, etc.

Cependant, il est essentiel que vous définissiez vos objectifs clés avant de partir. Fixer vos objectifs vous aidera à définir votre stratégie pour l’événement et à établir vos priorités.

Par exemple, si vous recherchez des clients potentiels, vous devrez amener vos équipes commerciale et marketing et concentrer tous vos efforts sur la façon de trouver de nouvelles opportunités. Donc, gardez bien cela à l’esprit.

Et, bien sûr, avoir un stand à Dreamforce peut être un énorme avantage car vous avez accès à plus de 200 autres entreprises qui sponsorisent l’événement. Bien sûr, c’est assez cher (25 000 $ juste pour un stand), mais si vous rencontrez de futurs clients à Dreamforce, cela s’avèrera définitivement payant.

En résumé, considérez toutes vos options, définissez vos objectifs avant de définir ensuite la stratégie dans son ensemble.

2. Préparez-vous et planifiez vos réunions

Je ne le soulignerai jamais assez. Vous devez vous préparer pour l’événement, planifier vos réunions et établir le contact avec ceux que vous souhaitez rencontrer.

Le problème, cependant, est de savoir comment accéder aux coordonnées de ceux que vous souhaitez rencontrer. Comme Dreamforce ne vous donnera pas la liste des participants, vous devrez utiliser quelques astuces.

Vous pouvez consulter leur énorme liste de sponsors pour identifier les entreprises les plus intéressantes pour vous, par exemple. Dreamforce a la liste complète sur son site Web, avec un accès tout public (cette année, nous parlons de plus de 200 entreprises). Donc, n’hésitez pas à la consulter. Analysez leurs profils, comprenez à quels types d’entreprises vous avez affaire et les technologies qu’elles produisent, puis, sur la base de ces informations, décidez qui vous souhaitez contacter.

Une autre astuce consiste à utiliser LinkedIn pour savoir qui d’autre se rend à Dreamforce 2018. Cherchez d’après le hashtag de l’événement (#Dreamforce) et vous aurez une idée plus précise de qui sera présent et de ses intentions.

Et n’oubliez pas de consulter le programme pour savoir qui seront les conférenciers, mais aussi quels sujets seront les plus intéressants pour vous et votre entreprise.

3. Assurez-vous que vos démos fonctionnent

En ce qui concerne les affaires, je pense que la plupart d’entre nous seront là pour rencontrer des clients potentiels. Par conséquent, il est absolument essentiel que vous prépariez vos démonstrations de produits et que vous vous assuriez qu’elles trouvent un écho favorable parmi les participants de Dreamforce.

Travaillez en coordination avec votre équipe afin que tout se passe bien lorsque vous présentez votre produit ; et rappelez-vous que le lieu est bruyant, et vous ne voulez pas que cela pose problème.

Vous devez également être conscient du fait que vous allez beaucoup marcher. Donc, cela n’a aucun sens de faire vos démos à votre stand sur un ordinateur. Et c’est pourquoi vous devriez sérieusement envisager de passer au mobile pour pouvoir présenter votre produit sur votre téléphone.

4. Calculez votre itinéraire

En ce qui concerne le programme, il y a beaucoup de choses prévues et personnellement, je ne passerais pas trop de temps en discussions. Néanmoins, il y a quelques sessions intéressantes sur l’avenir du service client qui ont attiré mon attention et que vous devriez envisager :

De toute façon, préparez-vous à découvrir un site énorme. Alors consultez la carte de l’événement avant d’y aller et essayez de ne pas vous perdre. Notez tous les stands, points de rencontre, scènes et lieux intéressants par lesquels vous souhaitez passer.

Juste pour vous donner une idée, il nous a fallu 2 ans pour réaliser qu’il existe un endroit plus ou moins secret pour les entreprises qui offrent des services d’intégration, en particulier pour Service Cloud – seuls 8 fournisseurs y sont chaque année, dont DigitalGenius. Donc, si vous recherchez des fournisseurs spécifiques de Service Cloud et des technologies innovantes, dirigez-vous vers le pavillon de Service Cloud, au Marriot Marquis . Et ce n’est qu’une astuce rapide.

5. Faites quelques détours et assistez aux événements en marge

Après avoir assisté à quelques éditions de l’événement, nous avons réalisé qu’il existait une idée fausse selon laquelle tout se passait à Dreamforce. Rien ne pourrait être plus éloigné de la vérité.

Il se passe tellement de choses en dehors de l’événement lui-même qu’il serait insensé de retourner à votre hôtel une fois les lumières éteintes sur le campus de Dreamforce.

Alors, prenez le temps de faire une recherche rapide pour trouver des événements parallèles. Quel autre événement a lieu qui soit intéressant pour votre entreprise ? Où vont la plupart de vos clients potentiels ? Quelles entreprises organisent ces événements ?

Profitez de l’ambiance décontractée pour parler aux personnes que vous souhaitez rencontrer. Et si vous travaillez dans le service client, nous vous recommandons d’assister au moins aux trois événements suivants :

6. C’est un travail d’équipe

Tout comme pour l’escalade en montagne, la participation à ce genre d’événements implique beaucoup de travail en équipe. Faites en sorte que toute votre équipe vise le même objectif et qu’elle sache à quoi s’attendre.

En ce qui nous concerne, nous aurons sept participants, donc ils devront vraiment être à la hauteur. Et c’est pourquoi nous nous entraînons habituellement avant les événements, de sorte que tout le monde sache exactement comment présenter le produit et répondre aux questions les plus courantes.

Cependant, vous devez également tenir compte du fait que toute cette opération implique plus de personnes que les seuls participants. Par conséquent, vous devriez planifier des réunions régulières avec tous ceux qui travaillent sur l’événement pour vous assurer de faire ce qui doit être fait. De toute évidence, cela inclut le personnel des ventes, du développement commercial, du marketing, etc.

Pour vous donner une meilleure idée de ce à quoi cela ressemble, voici toutes les équipes d’Unbabel impliquées dans Dreamforce et le rôle de chacune :

  • Événements : coordonne toute la logistique, sert de passerelle entre votre entreprise et Dreamforce, et synchronise toutes les équipes
  • Marketing : planifie des campagnes payantes sur plusieurs canaux pour promouvoir votre présence, rédige des articles de blog (je suppose que nous pouvons enlever cette tâche de la liste 😉) et s’occupe des réseaux sociaux
  • Développement commercial : joue un rôle primordial dans la mesure où les coordonnées des participants inscrits ne sont pas accessibles avant l’événement – nous avons donc besoin d’une équipe qui fasse des recherches pour savoir quelles entreprises seront présentes
  • Produit et mise en œuvre : mettez le feu avec ces démos grâce à l’innovation et à la personnalisation
  • Ventes et partenariats : forme des partenariats avec des entreprises ayant un objectif similaire au nôtre pour coparrainer un stand, des événements de réseautage et autres.

Et si vous voulez devenir un pro de Dreamforce, il y a un quiz auquel vous pouvez répondre pour améliorer votre connaissance de l’événement et découvrir quelle stratégie adopter. Il est proposé dans les modules Dreamforce Ready, Dreamforce & Next Steps et Public Speaking Skills.

7. Démarquez-vous et atteignez le sommet

Se démarquer dans une foule de 170 000 personnes peut sembler un obstacle insurmontable mais ça en vaut vraiment la peine.

Chez Unbabel, nous voulons vraiment faire les choses en grand cette année, alors nous avons décidé de faire quelque chose de différent. Au lieu d’amener uniquement les t-shirts, les autocollants et les cartes de visite habituels, nous amenons autre chose. Parce que la plateforme Unbabel et ses intégrations harmonieuses confèrent à vos équipes du service client des superpouvoirs multilingues, nous allons jouer le jeu et habiller les membres de votre équipe en super-héros.

Donc, si vous croisez quelqu’un portant un masque et une cape, vous saurez qui en a eu l’idée.

Maintenant, pouvons-nous nous rencontrer à Dreamforce 2018 ?

Si vous souhaitez en savoir plus sur le service client multilingue qui s’intègre harmonieusement dans votre workflow Salesforce, prévoyons de nous rencontrer à Dreamforce 2018.