Non so se siete mai stati a Dreamforce, ma questo vorrei fosse chiaro: può essere un macello.

Ciò che intendo dire è che si tratta della più grande conferenza tecnologica al mondo, con più di 170.000 partecipanti, tra cui persone come Al-Gore, Will.i.am o Metallica. Eppure, per la maggior parte delle persone che lavorano nel settore della tecnologia e del servizio clienti, è il miglior evento dell’anno – il resto non conta.

Ora, siamo stati a Dreamforce per molte edizioni (personalmente, mi fa piacere sapere che quest’anno non porteranno carne, risparmiando così circa 40 milioni di litri d’acqua). Ma ogni volta che dobbiamo prepararci per questo evento è un po’ come se dovessimo scalare il Monte Everest. Non è per niente facile preparare tutto il team, sapere esattamente dove andare, chi incontrare, renderci riconoscibili e sfruttare al massimo l’evento.

In qualità di Events Manager qui ad Unbabel, ho organizzato la nostra partecipazione a ogni tipo di evento, da Web Summit a Dreamforce. Se la mia esperienza qui mi ha insegnato qualcosa, è che devi pianificare in anticipo ed essere strategico nell’approccio.

Lo so, è più facile a dirsi che a farsi. In base alla nostra esperienza, se non prendi sul serio Dreamforce potrebbe non valerne la pena, dopo tutto.

Nel nostro caso, abbiamo vissuto ogni sorta di esperienza in questa conferenza in passato. Dal non prepararci come avremmo dovuto all’assistere a eventi troppo marginali, dalla scoperta di alcuni luoghi segreti e al concludere con alcuni dei nostri clienti più importanti, al perdere opportunità chiave. Ora abbiamo capito come affrontarlo.

Ed è per questo che ho deciso di scrivere tutti i nostri suggerimenti e conoscenze appresi partecipando a Dreamforce per tre anni di fila. Quindi, ecco cosa tenere a mente nelle prossime settimane.

1. Imposta i tuoi obiettivi prima d’iniziare

Le persone partecipano al Dreamforce per diversi motivi. C’è chi ci va per imparare dagli esperti del settore, chi per incontrare potenziali clienti, chi per cercare nuovi prodotti, chi per vedere i Metallica al Dreamfest: ce n’è davvero per tutti i gusti.

Tuttavia, è fondamentale avere ben chiari i propri obiettivi prima di partire. Stabilire gli obiettivi ti aiuterà a definire la strategia per l’evento e stabilire le tue priorità.

Ad esempio, se stai cercando potenziali clienti, dovrai coinvolgere i tuoi team di vendita e marketing e concentrare tutti gli sforzi per ottenere nuovi contatti. Quindi, tienilo a mente.

E, naturalmente, avere uno stand presso Dreamforce può essere un enorme vantaggio perché avrai accesso ad oltre 200 aziende che sponsorizzano l’evento. Certo, non è esattamente a buon mercato (25.000 per un semplice stand), ma la possibilità di incontrare i propri futuri clienti lo rende un valido investimento.

Quello che voglio dire è: considera tutte le opzioni, definisci i tuoi obiettivi e crea una strategia che sia funzionale ai tuoi scopi.

2. Preparati e pianifica i tuoi incontri

Non potrò mai sottolinearlo abbastanza. Devi prepararti per l’evento, pianificare gli incontri e contattare coloro che desideri incontrare lì.

Il problema è, però, come accedere ai contatti di coloro che desideri incontrare. Poiché Dreamforce non ti darà l’elenco dei partecipanti, dovrai giocare d’astuzia.

Ad esempio, potresti guardare il loro enorme elenco di sponsor per identificare le aziende con cui ritieni interessante parlare. Dreamforce ha l’elenco completo sul proprio sito Web, accessibile a tutti (quest’anno, parliamo di oltre 200 aziende). Quindi, basta dargli uno sguardo. Analizza i loro profili, studia la loro attività e la tecnologia che stanno costruendo e, sulla base di queste informazioni, decidi chi contattare.

Un altro suggerimento è usare Linkedin per vedere chi altro sta andando a Dreamforce 2018. Cerca tramite l’hashtag dell’evento (#Dreamforce) e avrai una migliore comprensione di chi partecipa e quali sono le loro intenzioni.

Inoltre, è fondamentale controllare il programma per farsi un’idea di chi siano gli oratori, oltre che per individuare gli argomenti più interessanti per te e la tua attività.

3. Prepara le demo

Adesso parliamo di affari: credo che molti di noi saranno lì per entrare in contatto con potenziali clienti. Pertanto, è assolutamente cruciale preparare le demo dei propri prodotti e assicurarsi che incontrino il favore del pubblico di Dreamforce.

Collabora con la tua squadra in modo tale che tutto vada bene quando mostrerai il tuo prodotto, ricorda che il posto è rumoroso, quindi assicurati che ciò non rappresenti un problema.

Preparati psicologicamente al fatto che dovrai camminare parecchio. Quindi non ha senso che le tue demo vengano fatte nel tuo stand su un computer. Ed è per questo che dovresti far in modo che queste demo funzionino sui dispositivi mobili, così da poter presentare il prodotto dal cellulare.

4. Calcola il percorso

Per quanto riguarda il programma, ci sono parecchi argomenti da affrontare, quindi se fossi in te non mi perderei in chiacchiere. Tuttavia, ci sono alcune sessioni interessanti che hanno attirato la mia attenzione in merito al futuro del servizio clienti che è bene tu prenda in considerazione:

Ad ogni modo, preparati per un evento dalle dimensioni colossali. Per questo motivo, il mio suggerimento è di dare un’occhiata alla mappa dell’evento, così da non perderti. Prendi nota di tutti gli stand, i punti di incontro, gli eventi e i luoghi d’interesse che ritieni siano importanti.

Solo per darti un’idea, ci sono voluti 2 anni prima che ci rendessimo conto che esiste un luogo semi segreto per le aziende che offrono integrazioni, in particolare per il Service Cloud: solo 8 fornitori partecipano ogni anno, tra cui Digital Genius. Quindi, se stai cercando fornitori specifici di Service Cloud e tecnologie innovative, dirigiti verso il Service Cloud Lodge, a Marriot Marquis . E questo è solo un consiglio veloce.

5. Fai alcune deviazioni e partecipa agli eventi collaterali

Dopo aver partecipato ad alcune edizioni, ci siamo resi conto che c’era questo enorme equivoco sul fatto che tutto succedesse all’interno della sola Dreamforce. Niente potrebbe essere più lontano dalla verità.

Ci sono così tante cose che accadono al di fuori dell’evento reale che sarebbe folle tornare in hotel una volta che le luci si sono spente nel campus di Dreamforce.

Quindi prenditi del tempo e fai una rapida ricerca sugli eventi collaterali. Che altro sta succedendo che può essere interessante per il tuo settore? Dove andrà la maggior parte dei tuoi potenziali clienti? Quali aziende gestiscono questo tipo di eventi?

Approfitta di queste situazioni informali per parlare con le persone che vuoi incontrare. E, se lavori nell’assistenza al cliente, ti consigliamo di andare almeno a questi tre eventi:

6. È un lavoro di squadra

Un po’ come un’arrampicata su roccia, partecipare agli eventi richiede molto lavoro di squadra. Allinea tutto il tuo team verso il medesimo obiettivo e digli cosa devono aspettarsi.

Nel nostro caso, avremo sette persone che parteciperanno, quindi avranno bisogno di essere ben informate. Ed è questo il motivo per cui di solito facciamo delle prove prima degli eventi, in modo che tutti sappiano esattamente come mostrare il prodotto e rispondere alle domande più frequenti.

Tuttavia, dovresti considerare anche il fatto che l’intera operazione non coinvolgerà soltanto le persone che vi partecipano. Pertanto, è necessario pianificare riunioni periodiche con tutti quelli che lavoreranno all’evento, per essere certi di fare tutto il necessario. Ovviamente, tra questi ci saranno persone provenienti da vari settori, come le vendite, lo sviluppo del business, il marketing e così via.

Per farti un’idea di come sarà, ecco tutti i team coinvolti in Dreamforce presso Unbabel e il loro ruolo:

  • Events: coordina tutta la logistica, fa da ponte tra la tua azienda e Dreamforce e fa in modo che tutti i team siano sincronizzati
  • Marketing: pianifica campagne a pagamento su più canali per promuovere la tua partecipazione, pubblica sul blog (adesso questo possiamo toglierlo dalla lista 😉) e si occupa dei social media
  • Business Development: ha un ruolo fondamentale in quanto i contatti dei partecipanti registrati non sono accessibili prima dell’evento, quindi abbiamo bisogno di un team che sia in grado di anticipare quali aziende saranno presenti
  • Product & Implementation: rende le demo fantastiche attraverso l’innovazione e la personalizzazione.
  • Sales & Partnership: forma partnership con aziende con un target simile al nostro per co-sponsorizzare uno stand, eventi di networking e altro.

E, se vuoi diventare un professionista di Dreamforce, c’è un quiz che puoi fare per aumentare la tua conoscenza dell’evento e di come agire lì. È diviso tra Dreamforce Ready, Dreamforce & Next Steps e Public Speaking Skills.

7. Distinguersi dalla folla e raggiungere la vetta

Riuscire a distinguersi in una folla di 170.000 persone può sembrare un ostacolo insormontabile, ma ne vale sicuramente la pena.

Noi di Unbabel quest’anno aspiriamo a fare le cose in grande, quindi abbiamo deciso di comportarci in maniera diversa dal solito. Invece di portare le solite t-shirt, gli adesivi e i biglietti da visita, stiamo pensando a qualcos’altro. Poiché la piattaforma Unbabel e le sue integrazioni trasparenti danno dei super-poteri multilingue ai team del servizio di assistenza clienti, ci adegueremo al ruolo e faremo in modo che la tua squadra si vesta come i supereroi.

Perciò, se vedrai qualcuno che indossa una maschera e un mantello, saprai a chi dare la colpa.

Che ne dici se ci incontriamo a Dreamforce 2018?

Se vuoi sapere di più sul servizio clienti multilingue che si integra perfettamente nel workflow della tua Salesforce, incontriamoci a Dreamforce 2018.