Ti sto scrivendo dal mio appartamento, mentre sorseggio una tazza del miglior tè da colazione Ceylon Jing, osservando fuori dalla finestra una Lisbona baciata dal sole ma vuota. Circa una settimana fa, a me e i miei colleghi è stato consigliato di portare a casa i nostri computer e i caricabatterie. Poi è arrivata l’email ufficiale: i nostri uffici sarebbero rimasti chiusi fino a nuovo avviso per cercare di contenere la diffusione del COVID-19.

Visto che sono già una persona che ha sempre avuto il vantaggio di lavorare in remoto una o due volte alla settimana (e di questa cosa il mio cane volpino è super felice), in realtà questo non ha interrotto poi così tanto la mia routine di lavoro. Certo, a volte la connessione internet è un po’ traballante, o non riesco a tener buono il mio cane, ma in fondo non è cambiato granché. Certo, non tutti possono dire la stessa cosa. In una sola notte, innumerevoli startup, multinazionali e piccole imprese si sono trovate ad affrontare una situazione senza precedenti, poiché hanno accettato involontariamente di partecipare alla più grande esperienza di lavoro a distanza del mondo, e la maggior parte di queste persone non era pronta.

Negli ultimi due giorni ho raccolto alcune risorse e approfondimenti che potrebbero essere utili per le aziende che cercano di capire come affrontare lo scenario del lavoro forzato da casa. Ho contattato anche consulenti e leader del lavoro da remoto che operano in aziende completamente o parzialmente remote per condividere consigli su strumenti, strategie e mentalità dei manager da considerare per aver successo in questa transizione. Ecco cosa hanno detto:

Primo passo: comunicazione

Circa una settimana fa, su LinkedIn, alcune persone hanno iniziato a condividere documenti con suggerimenti e strumenti per aiutare le aziende costrette a lavorare da remoto. Alexandre Mendes, ex direttore esecutivo di Startup Braga, era una di queste persone. “È stato uno di quei rari momenti in cui ho pensato di fare qualcosa e l’ho fatto subito”, mi ha detto. Da alcuni anni studia il lavoro a distanza, fornendo consulenza alle aziende su come effettuare la transizione al lavoro a distanza.

Molte persone pensano che sia una questione di strumenti, ma non è così. Gli strumenti ci sono, super disponibili, ma il segreto è come li usi, come usi Slack per comunicare, come gestisci i team, stabilisci le aspettative, definisci gli obiettivi. Lavorare da remoto influisce enormemente sul modo in cui comunichiamo.

Alexandre Mendes, ex direttore esecutivo di Startup Braga

Quindi, per prima cosa, iniziamo con la comunicazione.

Qualche giorno fa, Gitlab, la più grande azienda remota del mondo, con oltre 1.200 membri del team situati in oltre 65 paesi in tutto il mondo, ha ospitato un seminario web presieduto dal CEO, Sid Sijbrandij, e dal responsabile del remoto, Darren Murph, per condividere consigli su come accogliere questa nuova realtà remota.

Penso che tutto inizi e finisca con la comunicazione, perché senza comunicazione niente può funzionare, giusto?

 

Darren Murph, responsabile del remoto di Gitlab non ha avuto problemi a lavorare da remoto. “In ufficio mi sentivo fuori posto”, dice spesso.

Credo che tutto inizi e finisca con la comunicazione, perché se manca la comunicazione, nient’altro funzionerà, giusto? In realtà consiglierei di creare una specie di squadra iniziale. Chiedi all’interno della tua azienda: qualcuno ha mai lavorato in remoto prima d’ora? Qualcuno ha esperienza in questo ambito? Metti insieme un team iniziale e comincia a comunicare con le persone attraverso il minor numero di canali possibile. Evita i silos e le frammentazioni, specialmente durante i primi giorni di elaborazione delle difficoltà di lavoro da casa, e cerca di essere aperto ai feedback. Quindi, qualunque sia il canale di documentazione e comunicazione che scegli, ascolta le persone. Avranno problemi diversi: non tutte le case sono ideali e adatte a lavorare da casa. E usa quel team iniziale per dare priorità al feedback che stai ricevendo e prova a trovare soluzioni il più rapidamente possibile. Mettere in atto un piano in modo che le persone sappiano di essere ascoltate, il feedback sia ascoltato e che vengano ricercate soluzioni, contribuirà a stabilizzare quello che potrebbe essere un ambiente piuttosto caotico.

Darren Murph, capo del lavoro da remoto presso Gitlab parla del remoto senza preavviso: come ci si adatta e si vive sereni quando si diventa una società improvvisamente remota

Pianifica controlli regolari

Quando inizi a spostarti verso il lavoro remoto, cerca di organizzarti un paio di controlli extra col tuo team, rispetto a quanto faresti normalmente. Cerca di capire come si stanno adattando a questa situazione improvvisa, cosa hanno fatto, come stanno i loro cari. I manager dovrebbero offrire ai dipendenti che stanno facendo più fatica di altri un aiuto nella transizione, supportandoli in ogni fase del processo.

Secondo la Harvard Business Review, la ricerca sull’intelligenza emotiva mostra che “idipendenti guardano ai loro manager per suggerimenti su come reagire a cambiamenti improvvisi o situazioni di crisi.” “Quindi, se un tuo dipendente si sente ansioso, cerca di evitare di aumentare questa ansia da giorno del giudizio e rassicuralo.” Ringraziare i dipendenti per il loro impegno e comunicare con una frase semplice come “ce la faremo”, può migliorare decisamente il morale.

Fase due: dimentica il solito tipo di business

Una normale situazione di lavoro da casa presenta già alcune sfide, ma qui si tratta di un altro tipo di sfida. Il problema non è il fatto che la maggior parte delle persone non abbia uffici a casa, il che è vero (mi è stato detto che le persone si precipitano in ufficio per prendere i loro monitor, e sull’autobus verso casa, si vedono diverse persone che trasportano monitor sotto braccio), ma in realtà c’è così tanto caos in questo scenario. Gli asili nido e le scuole sono chiusi, le persone si destreggiano nel lavoro e si prendono cura di bambini e persone care; gatti che insistono per stare sulla tastiera durante importanti chiamate di lavoro. Ci si deve aspettare un’interruzione dei flussi di lavoro e del normale orario di lavoro, soprattutto all’inizio.

“Si deve presumere che le persone non controllino sempre i loro messaggi. Penso che sia un po’ irrealistico pensare che, in queste circostanze, le persone possano mantenere un lavoro a tempo pieno, dalle 9 di mattina alle 5 di sera”, ha detto Alexandre.

Laurel Farrer è un esperto di lavoro a distanza che ha aiutato le aziende negli ultimi dieci anni a sfruttare una forza lavoro virtuale. Per oltre un decennio, racconta di aver dovuto “nascondere i figli per motivi di ‘professionalità'”, ha recentemente pubblicato su LinkedIn.

Indipendentemente dal fatto che si abbiano o meno dei figli, cerca di evitare di sentirti frustrato se dei bambini interrompono una riunione virtuale di un team o se è necessario adattare gli orari di lavoro. Consolidare scuola, lavoro, casa, chiesa e cura dei bambini in poche stanze per diverse settimane è un’ardua sfida. Il mondo è spaventato e stressato in questo momento, e l’ultima cosa che dovremmo fare è prendercela con le nostre famiglie (o con la famiglia di un collega) facendo sentire un bambino innocente come se fosse irritante.

Laurel Ferrer, esperto e stratega del lavoro da remoto.

I leader aziendali dovrebbero essere estremamente flessibili, supportando i loro dipendenti e i membri del team durante queste sfide. Consentire alle persone di cambiare l’orario di lavoro quando ne hanno bisogno. Comprendere se qualcuno deve andare via nel bel mezzo di una riunione. È proprio quello che ha fatto Mixpanel, una startup di analisi. Un paio di giorni fa, Anca Croitoru, uno dei Senior Customer Success Manager dell’azienda, si è svegliata con un aggiornamento sul COVID-19 a livello aziendale.

“Se i vostri figli o i vostri cari fanno rumore durante le chiamate o si palesano durante riunioni online, sentitevi liberi di presentarli ai vostri colleghi”, recitava uno dei punti. La mail riconosceva che avere figli o persone a carico a tempo pieno a casa avrebbe avuto un impatto sulla produttività dei loro dipendenti e li ha quindi rassicurati che era ok e che le scadenze e le aspettative sarebbero state fissate di conseguenza.

Passaggio tre: impostare l’insieme degli strumenti

Prima di fare una full immersion negli strumenti che possono aiutare a ottenere il massimo da questa situazione, è meglio seguire un consiglio. A meno che lo strumento che si sta utilizzando non sia davvero all’altezza della sfida, utilizza gli strumenti che la tua squadra già conosce. È già abbastanza caotico senza dover introdurre elementi oltremodo sconosciuti all’interno processo. Mantenere la coerenza il più possibile.

💬 Comunicazione: Slack

Nonostante tutti gli articoli che affermano che Slack sta interrompendo il nostro lavoro, è ancora lo strumento che tutti hanno in mente. È super intuitivo da usare e, soprattutto, la maggior parte delle aziende lo possiede già (ho anche creato alcune aree di lavoro per pochi amici).

PS Per motivi di responsabilità e tracciabilità dei registri, è meglio mantenere tutte le principali comunicazioni nei canali pubblici anziché in quelli privati.

🏗Gestione e documentazione del progetto: Asana, Trello Inc, Notion, Gitlab

Dai semplici elenchi di attività ai principali progetti trasversali, questi strumenti aiutano i team a rimanere aggiornati sui risultati finali e sullo stato del progetto, quindi è chiaro per tutti quelli interessati cosa stanno facendo, quando e perché.

🗣️ Riunioni e conferenze: Zoom, Skype, Google Hangouts .

Configura le chiamate col tuo team, registrale per un utilizzo futuro e inoltre mantieni le stanze aperte a tutti.

🤝 Collaborazione in tempo reale: GSuite

Documenti, Fogli e Presentazioni sono modificabili da chiunque nell’azienda (o anche da ospiti esterni) in tempo reale, consentendo ai team di lavorare su un unico documento e tenere un registro di quali modifiche sono state apportate e da chi.

Forse ancora più importante, comunica a tutti in modo molto chiaro come utilizzare ogni strumento: la mail potrebbe essere utilizzata per annunci più formali, Slack per le discussioni sul progetto e Asana per le richieste, ad esempio.

Naturalmente, questi sono solo alcuni dei più citati. Se sei curioso di sapere cos’altro c’è, puoi consultare il documento di Alexandre.

Fase quattro: pensa in termini di output, non in termini di ore

Ho incontrato John Riordan, direttore dell’assistenza a Shopify per l’Irlanda, per una breve chat virtuale lunedì mattina. Lui lavora da remoto dal 2002, per lo più gestendo team, e mentre crede che gli strumenti siano abbastanza facili da gestire, la mentalità non lo è. “Dunque, il problema più grande con questo cambiamento è che è stato imposto forzatamente alle persone e la mentalità non è cambiata. Mi preoccupo per esempio della mentalità delle persone con ruoli di leadership molto alti, quando per loro l’unica cosa che abbiano mai conosciuto è l’ufficio fisico. C’è nervosismo e paura nella leadership. E questa paura è la paura di ciò che non si conosce. “

Quando tutti lavorano in remoto, c’è una cosa che deve cambiare immediatamente: l’attenzione deve passare dal tempo dedicato all’output. Gestire team remoti significa che invece di doversi preoccupare di dove sono i dipendenti in ogni momento della giornata, controllando costantemente se sono online e se rispondono entro un paio di secondi, ci si dovrebbe invece concentrare sull’assegnazione di risultati e che questi risultati siano ben chiari.

Mentre il lavoro d’ufficio è dettato da pianificazioni, calendari e comunicazioni sincrone (riunioni, canali Slack o incontri di persona), il lavoro a distanza, specialmente in queste circostanze, porterà inevitabilmente alla comunicazione asincrona e a flussi di lavoro altrettanto asincroni. Vale a dire, comunicare e trasferire i progetti senza che i colleghi siano disponibili online.

Nella guida All-Remote di Gitlab, si riporta chiaramente che il modo più semplice per entrare in una mentalità asincrona è porsi questa domanda: “Come potrei consegnare questo messaggio, presentare questo lavoro o portare avanti questo progetto adesso, se nessun altro della mia squadra (o nella mia società) è sveglio in questo momento?
Secondo loro, porsi questa domanda elimina la tentazione di prendere scorciatoie, “o di convocare una riunione per raccogliere dei banali input” – ahimè, la temuta riunione che avrebbe potuto essere invece una e-mail.

Affinché la comunicazione asincrona funzioni, è necessario uno strumento che consenta di raccogliere tutta la documentazione o il contesto disponibili. Una fonte di verità Non importa se scegli Gitlab, Asana, Trello Inc o perfino un canale Slack, basta che siano tutti d’accordo su quale sia lo strumento giusto al fine di evitare la comunicazione frammentata su più canali. Quando si spostano rapidamente tutte le operazioni verso un’impostazione remota, una piccola pacca sulla spalla dove chiedi la correzione di un errore, non funziona più. Ogni modifica, ogni richiesta deve essere documentata e visibile da tutta l’organizzazione.

Supponiamo che idealmente tu abbia assunto persone laboriose e di talento che prosperano in autonomia e in un clima di assoluta responsabilità, quindi non hanno bisogno di essere gestite, ma bensì di essere sempre sul pezzo – ancora una volta, la comunicazione è la chiave di tutto. Sii molto chiaro su cosa ci si aspetta dai tuoi dipendenti, mantieni le linee di comunicazione aperte e assicurati che abbiano tutte le informazioni di cui hanno bisogno per fare il loro lavoro.

Fase cinque: tenere il passo con la cultura

Per molti di noi, l’ufficio diventa inevitabilmente una sorta di seconda casa. Facciamo amicizia, pranziamo insieme, condividiamo pettegolezzi innocui durante gli happy hour. Persino quegli stupidi attimi di ilarità comune che emergono dal nulla e svaniscono misteriosamente come sono apparsi. Come si può ripetere questa cosa? Come possono i team avere la sensazione di essere ancora connessi quando non condividono lo stesso spazio fisico?

Per John Riordan, si tratta di iniziare la giornata insieme:

Abbiamo i team suddivisi in 10 o 11 persone che lavorano insieme nello stesso periodo di tempo in quella determinata giornata e iniziano tutti insieme. Fanno quella che viene chiamata una riunione da trampolino di lancio, quindi è un punto di contatto ogni mattina. E c’è un punto di contatto alla fine della giornata. Lo facciamo da sempre e uno dei motivi è che in realtà è come essere stati accolti in ufficio ed è come se ci fosse stato detto, okay, ora abbiamo finito. E l’importante è che queste sincronizzazioni non debbano essere focalizzate sul lavoro.

John Riordan, direttore del supporto a Shopify Irlanda

In Unbabel, abbiamo fatto qualcosa di simile. Ogni giorno alle 9.30, il nostro team si riunisce per una mezz’ora di chat Zoom dove condividiamo ciò che abbiamo fatto. Potresti pensare che non c’è molto da condividere dato che siamo tutti rinchiusi nei nostri appartamenti tutto il giorno, ma rimarresti sorpreso. Consigli su come ci si può allenare in casa, gare di gatti, cani annoiati, come fare il pane a casa, tentare di indovinare chi si è messo una tuta comoda: le possibilità sono infinite. Stiamo anche organizzando incontri stile Margaritaville alle 17.00 (il margarita è facoltativo), in modo che il nostro team possa avere un momento di totale relax dopo una dura giornata di lavoro (da remoto).

In un certo senso, stiamo quasi imitando ciò che accade ogni giorno in ufficio. Se ciò comporta molte chiacchiere spontanee o chiacchiere da macchinetta del caffè, magari utilizza una stanza chat aperta o Google Hangouts che è a libero utilizzo tutto il giorno. “Puoi spegnere la fotocamera se vuoi e lavorare isolato, ma c’è sempre quello che chiamo un’ancora di salvezza per l’umanità”, mi ha detto John. Che si tratti di maledire il meteo mentre ci si incontra in cucina, prendere il pranzo o fare happy hour il venerdì pomeriggio, prova a organizzare diverse tipologie online.

Questo può sembrare controproducente, investendo tutto questo tempo e sforzi nella creazione di interazioni sociali virtuali che non hanno nulla a che fare col lavoro stesso, ma ne vale assolutamente la pena. In primo luogo, per il bene del team building, che può soffrire molto di questa situazione, e in secondo luogo, per la nostra salute mentale. Queste chat veloci possono aiutare a ridurre i sentimenti di isolamento e promuovere un senso di appartenenza. L’enorme quantità di foto e video condivisi in questo momento nel nostro canale #tower-pets su Slack dimostra solo che ora abbiamo bisogno di video di gatti che fanno cose stupide. Siamo stati messi in quarantena, sopraffatti, stressati e ansiosi per tutte le incognite che ci circondano – entrare in contatto con un collega, anche se solo per alcune risate – è davvero utile.

Wade Foster, CEO di Zapier, ha recentemente condiviso questo sull’articolo di un blog:

È capitato una volta che il lavoro stava rallentando nel nostro canale di supporto e uno dei nostri dipendenti ha detto improvvisamente “dai balliamo e facciamo festa”. Tutti hanno scelto una canzone su Spotify, si sono registrati facendo una danza, quindi hanno messo la gif in Slack. Abbiamo creato un montaggio di tutti quelli che ballavano ed è stato fantastico: le persone hanno chiamato i loro bambini a farlo e hanno persino coinvolto i loro cani. Questo genere di cose aiuta le persone ad avere una sensazione di coinvolgimento e impedisce quel sentimento di solitudine e isolamento di cui tutti si preoccupano per il lavoro da remoto.

Wade Foster, CEO di Zapier

Nadia Vatalidis mi ha detto di aver persino creato un canale Slack legato alla salute mentale in modo che le persone potessero condividere le loro esperienze:

Passaggio 6: automatizzare, automatizzare, automatizzare.

In questo momento, molte aziende sono in modalità di sopravvivenza, specialmente in settori come quello dei viaggi e quello alberghiero. Gli operatori dell’assistenza lavorano 24 ore su 24 per aiutare i clienti con le loro cancellazioni di voli, prenotazioni di hotel e così via. Chiamate non-stop, caselle di posta complete, segnalazioni che si accumulano: una cosa gestire un aumento del 20-30% nelle interazioni coi clienti, un altro paio di maniche è gestire un aumento del 300%.

Se c’è una cosa che il nostro direttore dell’assistenza clienti Luís Pinto sa, è che in tempi di crisi, bisogna automatizzare il più possibile:

Nella mia esperienza, l’unico modo per reindirizzare il volume delle segnalazioni è attraverso il self-service. Ogni informazione di cui il cliente ha bisogno dovrebbe essere su portali di supporto, FAQ, sito Web aziendale, Newsletter, via e-mail e persino social media. Se riesci a rimuovere il 20 o il 30% di quel volume, sarà sicuramente di grande aiuto. In tempi di crisi, i team di supporto devono capire quali sono le dieci (o più) domande frequenti: il mio volo è stato cancellato? Quali sono i prossimi passi? qual è la tua politica di rimborso? – queste risposte devono essere immediatamente disponibili.

Luís Pinto, direttore dell’assistenza clienti di Unbabel

Passo sette: tenere duro

Questo non è un normale scenario di lavoro da casa. Ci stiamo ancora adeguando, prendendoci cura di noi stessi e dei nostri cari, cercando di capire come funziona e imparando man mano. Come ha detto Riordan, “Farai errori”.

Se continui a pensare che non commetterai errori, sbagli. Sicuramente commetterai degli errori. Trova colleghi esterni all’azienda che hanno svolto o che svolgono attività da remoto, avvicinati a loro e ascoltali. Se prendiamo l’idea tradizionale dell’ufficio, considerandola come un quadrato, e cerchiamo di incastrarla verso l’idea di lavoro da remoto, considerandola come un cerchio, non funzionerà mai. Sappiamo tutti che non puoi far entrare un quadrato in un cerchio. Non va bene. Quindi dovrai capire che ci vorrà un po’ per modellarla nella giusta forma.

John Riordan, direttore del supporto Shopify Irlanda

Se c’è qualche vantaggio in questa situazione, è quanto possano essere gentili gli estranei su Internet. Negli ultimi giorni, molti messaggi hanno invaso i social media offrendo servizi, consigli o solo una spalla virtuale amichevole. Le aziende con culture completamente remote o quasi remote condividono guide, organizzano seminari web, tutto in modo che questa transizione possa essere il più agevole possibile. Non solo per i dirigenti d’azienda, ma anche per gli insegnanti e gli studenti che lottano per tenere il passo con l’anno scolastico.

Non eravamo pronti ma abbiamo passato di peggio e siamo sopravvissuti. Con gli strumenti giusti, la mentalità corretta e una piccola guida, potresti anche farcela.

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Ci sono molte informazioni online per aiutarti in questa transizione. Personalmente, raccomando:

Questo è tutto, gente. Resta a casa e resta in salute!