Escrevo-te a partir do meu apartamento, enquanto bebo uma chávena do melhor chá Jing do Ceilão ao pequeno almoço, e olho pela janela para uma Lisboa ensolarada e vazia. Há cerca de uma semana atrás, os meus colegas de trabalho e eu, fomos aconselhados a levar para casa os nossos computadores e carregadores. Depois seguiu-se o email oficial: os nossos escritórios permaneceriam fechados até novo aviso, para ajudar a mitigar a disseminação do COVID-19.

Sendo alguém que sempre teve o privilégio de trabalhar remotamente uma ou duas vezes por semana (algo que o meu cão-raposa de pelo alaranjado gosta profundamente), isto não atrapalhou a minha rotina de trabalho por ai além. Claro que, por vezes, a ligação à Internet pode ser instável, ou há um cão muito excitado para apaziguar, mas no geral está tudo na mesma. Claro, nem todos podem dizer o mesmo. Da noite para o dia, inúmeras startups, corporações multinacionais e pequenas empresas enfrentam uma situação sem precedentes, pois inscreveram-se involuntariamente para a maior experiência de trabalho remoto do mundo – e a maioria não estava preparada.

Nos últimos dias, tenho reunido alguns recursos e ideias que podem ser úteis para as empresas que tentam descobrir como lidar com este cenário de trabalho remoto forçado. Também procurei consultores e líderes de trabalho remoto que trabalham em empresas parcial ou totalmente remotas para que partilhassem conselhos sobre as ferramentas, estratégias e mentalidade de que os gestores precisam para serem bem-sucedidos nesta transição. Aqui está o que eles tinham a dizer:

Etapa 1: Comunicação

Há cerca de uma semana atrás, no LinkedIn, as pessoas começaram a partilhar documentos com dicas e ferramentas para ajudar as empresas que foram forçadas a trabalhar remotamente. Alexandre Mendes, ex-diretor executivo da Startup Braga, foi um deles. “Foi um daqueles raros momentos em que pensei em fazer alguma coisa, e fiz imediatamente,” disse-me. Ele investiga o trabalho remoto há alguns anos, aconselhando as empresas sobre o processo de transição.

A maioria das pessoas pensa que é sobre as ferramentas, mas não é. As ferramentas estão lá, super disponíveis, mas o segredo é como as utilizamos, como estamos a utilizar o Slack para comunicar, como se está a gerir as equipas, definindo expectativas, definindo metas. Trabalhar remotamente tem uma grande influência na forma como comunicamos.

Alexandre Mendes, ex-diretor executivo da Startup Braga

Então, antes de mais – comecemos pela comunicação.

Há alguns dias, a Gitlab, a maior empresa remota do mundo, com mais de 1.200 membros da equipa localizados em mais de 65 países em todo o mundo, organizou um webinar com o seu CEO, Sid Sijbrandij, e o chefe de trabalho remoto, Darren Murph, para que partilhassem conselhos sobre como abraçar esta nova realidade remota.

Acho que tudo começa e termina com a comunicação, porque se a comunicação não estiver implementada, nada irá funcionar, certo?

 

Trabalhar remotamente é uma coisa natural para Darren Murph, chefe de trabalho remoto da Gitlab. “Era no escritório que me sentia deslocado,” diz com frequência.

Acho que tudo começa e termina com a comunicação, porque se a comunicação não estiver no lugar, nada vai correr bem, certo? Na verdade, aconselho a criarem uma equipa. Perguntem na vossa empresa: alguém já trabalhou remotamente? Alguém tem experiência na área? Reúne uma equipa e começa a comunicar com as pessoas pelo menor número de canais possível. O melhor é evitar silos e fragmentações, especialmente durante os primeiros dias a trabalhar remotamente. Além disso, está aberto a feedback. Portanto, qualquer que seja o canal de comunicação e documentação que escolhes, ouve as pessoas. Elas terão questões diferentes – nem todas as casas são ideais e favoráveis para trabalhar remotamente logo desde o principio. E utiliza essa equipa para dar prioridade ao feedback que estás a receber e tentar encontrar soluções o mais rápido possível. A implementação de um plano para que as pessoas saibam que estão a ser ouvidas, que o feedback está a ser ouvido e que soluções estão a ser pesquisadas, ajudará a estabilizar o que poderia ser um ambiente bastante caótico.

Darren Murph, Chefe de Trabalho Remoto da Gitlab em ” Remote Without Warning: How to adapt and thrive as a suddenly-remote company

Agendar check-ins regulares

Quando começas a mudar para o trabalho remoto, talvez seja melhor fazeres mais check-ins com a tua equipa do que normalmente seria necessário. Tenta perceber como se adaptam a esta situação abrupta, o que andam a fazer, como estão os seus entes queridos. Os responsáveis devem dar aos funcionários que tenham algumas dificuldades mais orientações para os ajudar na transição, apoiando-os em cada etapa.

Segundo a Harvard Business Review, pesquisas sobre inteligência emocional mostram que “osfuncionários procuram os seus gerentes em busca de dicas sobre como reagir a mudanças repentinas ou situações de crise.”Portanto, se o teu funcionário estiver ansioso, tenta evitar cair na espiral descendente do fim do mundo com ele e, em vez disso, tranquiliza-o. Agradecer aos funcionários pelo seu esforço e comunicar com frases simples como “as coisas vão ficar melhores” pode aumentar o moral.

Etapa 2: esquece o “está tudo na mesma”

Uma situação regular de trabalho remoto já apresenta alguns desafios, mas isto é totalmente diferente. A maioria das pessoas não tem escritórios em casa, e isto é verdade (contaram-me que há pessoas a correrem para o trabalho para irem buscar os seus monitores e, no autocarro para casa, vi várias pessoas com monitores debaixo do braço), mas há muito caos neste cenário. As creches e as escolas estão fechadas, as pessoas fazem malabarismos com o trabalho e com a atenção às crianças, entes queridos e gatos, que insistem em sentar-se no teclado durante chamadas importantes de trabalho. Podes contar com uma perturbação nos fluxos de trabalho e nos horários normais, especialmente no início.

“Tens de partir do princípio de que as pessoas nem sempre estão a ver as suas mensagens. Acho um pouco irreal pensar que, nestas circunstâncias, as pessoas podem manter um emprego das 9 às 5 em tempo integral,” disse Alexandre.

Laurel Farrer é uma especialista em trabalho remoto que tem ajudado as empresas a preparar uma força de trabalho virtual nos últimos dez anos. Durante mais de uma década, conta que teve de “esconder os filhos por uma questão de ‘profissionalismo’,” publicou recentemente no LinkedIn.

Quer tenhas filhos ou não, tenta evitar a frustração se alguma criança interromper uma reunião virtual de equipa, ou se o horário de trabalho precisar de ser ajustado. Consolidar a escola, o trabalho, a casa, a igreja e a creche nas mesmas divisões por várias semanas, é um desafio exigente. O mundo está assustado e stressado neste momento, e a última coisa que deveríamos fazer é descarregar nas nossas famílias (ou na família de um colega de trabalho), e fazer uma criança inocente sentir que é irritante.

Laurel Ferrer, especialista em trabalho remoto e estratega

Os líderes empresariais devem ser extremamente flexíveis, apoiando os seus funcionários e os membros da equipa nestes desafios. Permite que as pessoas mudem o seu horário de trabalho quando necessário. Sê compreensivo se alguém precisar de sair no meio de uma reunião. Foi exatamente o que a Mixpanel, uma startup de análises, fez. Há alguns dias, Anca Croitoru, um dos gestores de sucesso de clientes da empresa, acordou para uma atualização relativa ao COVID-19 dirigida a toda a empresa.

“Se os teus filhos ou entes queridos fizerem barulho durante as chamadas ou aparecerem durante reuniões online, sente-te à vontade para os apresentar aos teus colegas de trabalho, ” dizia um dos pontos. O e-mail reconhecia que ter filhos ou dependentes em casa, em tempo integral, teria impacto na produtividade dos seus funcionários, e garantiu-lhes que não haveria problema, e que os prazos e as expectativas seriam definidos em conformidade.

Etapa 3: Configurar a tua pilha de ferramentas

Antes de mergulhares nas ferramentas que podem ajudar-te a tirar o máximo proveito disto, um conselho. A menos que a ferramenta que estás a utilizar não esteja à altura do desafio, utiliza as ferramentas que a tua equipa já conhece. Já é suficientemente caótico sem introduzir mais elementos desconhecidos no processo. Mantem a consistência o máximo possível.

💬 Comunicação: Slack

Apesar de todos os artigos que alegam que o Slack está a atrapalhar o nosso trabalho, ainda é a ferramenta de que todos se lembram. É super intuitivo de utilizar e, mais importante, a maioria das empresas já o possui (até criei alguns espaços de trabalho para alguns amigos).

PS Por uma questão de responsabilidade e rastreamento de registos, conserva todas as principais comunicações em canais públicos, em vez de privados.

🏗️ Gestão de projetos e documentação: Asana, Trello Inc, Notion, Gitlab

Desde listas simples de tarefas até grandes projetos interdisciplinares, estas ferramentas ajudam as equipas a manterem-se a par dos resultados e do estado dos projetos, para que fique claro para todos quem faz o quê, quando e porquê.

🗣️ Reuniões e conferências: Zoom, Skype, Google Hangouts

Faz chamadas com a tua equipa, grava-as para uso futuro e deixa os chats abertos para qualquer pessoa participar.

🤝 Colaboração em tempo real: GSuite

Os Documentos, as Fichas e as Apresentações são editáveis por qualquer pessoa da tua empresa (ou mesmo por convidados externos) em tempo real, permitindo que as tuas equipas trabalhem juntas num documento e mantenham um registo de quais alterações foram feitas e por quem.

Talvez o mais importante seja comunicar com muita clareza como utilizar cada ferramenta – o email pode ser utilizado para comunicados mais formais, o Slack para discussão de projetos e o Asana para pedidos, por exemplo.

Obviamente, estes são apenas alguns dos mais comuns. Se quiseres saber mais sobre outras funcionalidades, consulta o documento do Alexandre.

Etapa quatro: pensa no produto final, não nas horas

Encontrei-me com John Riordan, diretor de suporte do Shopify na Irlanda, para uma breve conversa virtual na manhã de segunda-feira. Ele trabalha remotamente desde 2002, maioritariamente gere equipas, e embora acredite que as ferramentas são fáceis de contornar, a mentalidade não é. “Portanto, o maior problema desta mudança é que ela foi imposta às pessoas e a mentalidade não mudou. Preocupo-me com a mentalidade das pessoas em cargos seniores de direção, quando a única coisa que sempre conheceram é o escritório. Há um nervosismo e um fator de medo nos dirigentes. E é o medo do desconhecido.”

Quando todos estão a trabalhar remotamente, há uma coisa que precisa de mudar imediatamente – o foco precisa de passar do tempo gasto para o produto final. Gerir equipas remotas significa que, em vez de nos preocuparmos com a localização dos funcionários durante todo o dia, verificando constantemente se eles estão online e a contactar-nos em alguns segundos, temos de nos concentrar em atribuir resultados e entregas claras.

Embora o trabalho de escritório seja em grande parte ditado por horários, calendários e comunicação síncrona (seja em reuniões, canais livres, ou em carne e osso), o trabalho remoto, sobretudo nestas circunstâncias, conduzirá inevitavelmente a processos de comunicação e fluxos de trabalho assíncronos. Ou seja, comunicar e fazer avançar projetos sem precisar que os colegas estejam disponíveis online.

No Guide to All-Remote da Gitlab, menciona-se que a maneira mais fácil de entrar numa mentalidade assíncrona é fazer a seguinte pergunta: “Como entregaria esta mensagem, apresentaria este trabalho ou avançaria este projeto agora mesmo se ninguém da minha equipa (ou na minha empresa) estivesse acordado?”
Segundo eles, esta pergunta elimina a tentação de utilizar atalhos, “ou convocar uma reunião para simplesmente reunir informações” – a temida reunião que poderia ter sido um email.

Para que a comunicação assíncrona funcione, precisas de uma ferramenta que te permita reunir toda a documentação, ou contexto, disponível. Uma fonte de verdade. Independentemente de escolheres o Gitlab, o Asana, a Trello ou até um canal Slack, é necessário que todos concordem na ferramenta a utilizar para evitar a fragmentação da comunicação em vários canais. Quando alteras rapidamente todo o teu funcionamento para um cenário remoto, um toque suave no ombro a pedir que um bug seja corrigido, já não funciona. Todas as alterações, todas as solicitações têm de ser documentadas e visíveis para toda a organização.

Idealmente, contrataste pessoas talentosas e trabalhadoras que prosperam de forma autónoma, por essa razão não precisam de ser geridas, precisam de ser informadas – novamente, a comunicação é fundamental. Sê muito claro sobre o que esperas dos teus funcionários, mantém as linhas de comunicação abertas e certifica-te de que eles têm todas as informações necessárias para realizar o seu trabalho.

Etapa 5: Acompanhar a cultura

Para muitos de nós, o escritório torna-se inevitavelmente uma espécie de segunda residência. Fazemos amigos, almoçamos juntos, partilhamos mexericos inofensivos durante as pausas. Mesmo aqueles momentos coletivos tolos que surgem do nada e desaparecem tão misteriosamente quanto apareceram. Como replicar isto? Como podem as equipas sentir-se unidas quando não partilham o mesmo espaço físico?

Segundo John Riordan, tudo se resume a começar o dia em conjunto:

Temos as equipas divididas em grupos de 10 ou 11 pessoas que trabalham juntas durante o mesmo período do dia, e todas começam na mesma altura. Têm o que é chamado de reunião inicial, este é um ponto de contacto todas as manhãs. E há um ponto de contacto no final do dia. Sempre fizemos isto, e uma das razões para o fazermos é porque é como ser bem recebido no escritório e ouvir “muito bem, por hoje ficamos por aqui.” E o mais importante é que estas sincronizações não têm de estar focadas no trabalho.

John Riordan, Diretor de Apoio na Shopify, Irlanda

Na Unbabel, temos estado a fazer algo semelhante. Todos os dias, às 9h30, a nossa equipa reúne-se durante meia hora no chat do Zoom, onde partilhamos o que temos andado a fazer. Seria de esperar que não há muito para partilhar, já que estamos todos presos nos nossos apartamentos o dia todo, mas vais ficar surpreso. Conselhos para exercícios em ambientes fechados, competições de gatos, cães entediados, fazer pão, tentar adivinhar quem está a utilizar calças de fato de treino – as possibilidades são infinitas. Também estamos a organizar encontros de Margaritaville às 17:00 (a margarita é opcional), para que a nossa equipa possa relaxar após um dia duro de trabalho (remoto).

De certa forma, estamos como que a imitar o que acontece diariamente no escritório. Se isso envolver muitas conversas espontâneas ou conversas daquelas que se têm junto à máquina de café, talvez seja melhor ter um chat ou o Google Hangouts aberto o dia todo. “Podes desligar a tua câmara se quiseres e continuar a trabalhar, mas há sempre aquilo que chamo uma corda de segurança para a humanidade,” disse-me John. Se isto significar dizer que o tempo está mau quando se encontram na cozinha, ou quando almoçam, ou quando fazem uma pausa nas tardes de sexta-feira, tenta arranjar substituições online.

Pode parecer contraproducente, investir todo este tempo e esforço na criação de interações sociais virtuais que nada têm a ver com o trabalho em si, mas vale a pena. Primeiro, em prol da formação de equipas, que podem sofrer muito e, em segundo lugar, pela nossa própria saúde mental. Estas conversas rápidas podem ajudar a reduzir sentimentos de isolamento e promover um sentimento de pertença. A enorme quantidade de fotos e vídeos que está a ser partilhada agora no canal #tower-pets do Slack apenas prova o quanto precisamos neste momento de vídeos tolos com gatos. Estamos em quarentena, saturados, stressados e ansiosos com todas as incógnitas ao nosso redor – ligar a um colega de trabalho, mesmo que seja apenas para algumas gargalhadas – é muito útil.

Wade Foster, CEO da Zapier, partilhou recentemente num artigo de blog:

Certa vez, as coisas estavam a ficar mais lentas no nosso canal de suporte, e um dos nossos funcionários disse: “vamos fazer uma festa e dançar.” Todas as pessoas escolheram uma música no Spotify, filmaram-se a dançar, e publicaram os respetivos gifs no Slack. Criámos uma montagem de todos a dançar, e foi incrível – as pessoas foram buscar os filhos, foram buscar os cães. Este tipo de coisa ajuda as pessoas a sentirem-se envolvidas e evita a solidão e o isolamento com os quais todos se preocupam quando pensam em trabalho remoto.

Wade Foster, CEO da Zapier

Nadia Vatalidis disse-me que até criaram um canal de problemas de saúde mental para que as pessoas pudessem partilhar as suas experiências:

Etapa 6: Automatizar, automatizar, automatizar

Neste momento, muitas empresas estão no modo de sobrevivência – especialmente em setores como as viagens, a hotelaria. Os representantes de apoio ao cliente estão sempre a trabalhar para ajudar os clientes a cancelar voos, reservar quartos de hotel, e assim por diante. Chamadas ininterruptas, caixas de entrada cheias, pedidos de assistência acumulados – uma coisa é lidar com um aumento de 20 ou 30% nas interações com clientes; mas é todo um outro cenário lidar com um aumento de 300%.

Se há algo que Luís Pinto, o nosso Diretor de Apoio ao Cliente, sabe, é que em tempos de crise é necessário automatizar o máximo de tarefas possível:

Segundo a minha experiência, a única forma de redirecionar os volumes de bilhetes é através do autoatendimento. Todas as informações de que o cliente precisa devem estar em portais de suporte, em FAQs, no site da empresa, em newsletters enviadas por e-mail, até nas plataformas sociais. Se conseguires remover 20 ou 30% desse volume, é uma grande ajuda. Em tempos de crise, as equipas de apoio precisam de perceber quais são as dez perguntas mais frequentes – o meu voo foi cancelado? quais são os próximos passos? qual é a política de reembolso? – tudo isto precisa de estar disponível de forma imediata.

Luís Pinto, Diretor do Apoio ao Cliente na Unbabel

Etapa 7: Não desistas

Este não é um cenário normal de trabalho remoto. Ainda nos estamos a adaptar, a cuidar de nós próprios e dos nossos entes queridos, a tentar perceber e aprender à medida que avançamos. Como disse Riordan: “Vais cometer erros.”

Se pensas que não vais cometer erros, estás errado. Vais cometer erros. Procura colegas de outras empresas que tenham trabalhado remotamente ou que estão a trabalhar remotamente e ouve. Se tentares adotar uma cultura de escritório, à qual eu me vou referir como bastante quadrada, e colocá-la numa cultura remota, que é bastante circular, não vai funcionar. Todos sabemos que não podes martelar um quadrado e transformá-lo num círculo. Simplesmente não vai acontecer. Sendo assim, tens de perceber que vai demorar um pouco para obter a forma correta.

John Riordan, Diretor de Apoio ao Cliente da Shopify – Irlanda

Se há alguma vantagem nisto, é precisamente o quão simpáticos os estranhos da internet podem ser. Nos últimos dias, muitas mensagens inundaram as redes sociais, oferecendo serviços, conselhos ou apenas um amigo virtual. Empresas com uma cultura de trabalho totalmente remota, ou quase totalmente remota, estão a partilhar guias, a organizar seminários online, tudo para que esta transição seja tão fácil quanto possível. Não apenas para líderes empresariais, mas também para professores e alunos, que lutam para continuar o ano letivo.

Não estávamos prontos para isto, mas já passámos por coisas piores e recuperámos. Com as ferramentas certas, a mentalidade certa e um pouco de orientação, é perfeitamente possível.

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Há muita informação online para te ajudar nesta transição. Pessoalmente, recomendo:

É isso mesmo, pessoal. Fiquem em casa e mantenham-se saudáveis!