Quando entrei para a Unbabel em 2018, éramos apenas 75. Agora somos 268. Ao longo dos últimos dois anos, aconteceram muitas coisas e muitas coisas mudaram.

O nosso primeiro escritório ficou pequeno e tivemos que abrir um segundo, depois um terceiro e, de repente, já eram cinco. Abrimos escritórios em São Francisco, Pittsburgh, Nova Iorque e Singapura. O Evento Anual da Unbabel evoluiu para a primeira Conferência Centrada no Cliente, que este ano vai incluir quatro conferências menores que antecedem a maior. Obtivemos financiamento da Série C. O negócio está em crescimento acelerado e o ritmo não parece ir diminuir nos próximos tempos.

Mas, à medida que o negócio cresce, várias equipas precisam de crescer também para o poder acompanhar. A equipa de Felicidade do Cliente, a minha equipa, não é exceção. Recentemente, contratamos um novo membro para expandir a nossa capacidade de apoio e, enquanto eu pensava em como estruturar o plano de integração do novo membro, percebi que esta pode não ser apenas mais uma integração.

Deixem-me explicar: quando começámos a aumentar a equipa no ano passado, contratamos duas ou três novas pessoas de cada vez e num prazo muito curto. Concentrámo-nos em construir uma equipa de apoio de classe mundial que não apenas estivesse alinhada com os valores e objetivos da empresa, mas que também tivesse as suas próprias metas e se esforçasse para ser o melhor possível. Rapidamente estabelecemos laços fortes e tornamo-nos numa equipa muito unida. Somos como uma família e sempre que alguém se junta a nós, é como se recebêssemos alguém em nossa casa. O meu trabalho é garantir que cada nova pessoa sinta que faz parte dessa família de trabalho, e que não é um simples visitante.

Quando essa nova pessoa se juntou a nós, todos trabalhávamos juntos há pelo menos oito meses. Pode não parecer muito, mas o tempo passa de maneira diferente no mundo super rápido das startups. Nesse mundo, 8 meses equivalem a uma vida.

Então, como receber alguém novo num grupo que parece estar a trabalhar em conjunto desde sempre?

É um mundo pequeno

Fazer parte de uma equipa pequena é diferente de pertencer a uma equipa maior. Não há espaço para grupos mais pequenos se formarem e, geralmente, todos se dão com todos. A contratação de um novo membro é sempre arriscada, pois estes podem perturbar uma dinâmica já existente. Idealmente, isso deve ser levado em consideração durante o processo de contratação, pois, se essa pessoa não se encaixar, pode correr o risco de ficar isolada na sua própria equipa.

E, claro, ninguém quer isso. Embora nem sempre se possa avaliar se uma nova contratação se encaixa na dinâmica da equipa, há certas coisas que podemos fazer para facilitar o processo de integração e a ambientação à equipa.

Aqui estão as minhas dicas sobre como integrar um novo membro numa pequena equipa de apoio.

Estabelecer objetivos

É importante que os novos funcionários saibam quais são os objetivos da equipa e o que se espera deles. As duas perguntas principais que precisam de ser respondidas aqui são: Qual é a dinâmica e a cultura da empresa e da equipa e de que forma os novos membros se podem encaixar? Que novas competências devem adquirir e com que rapidez?

Criar um plano de formação

Todos os novos funcionários precisam de ter uma visão geral de todo o conteúdo técnico e prático necessário para exercer os seus cargos. No topo da lista de um plano de formação bem estruturado, devemos ter produtos, ferramentas, processos e sessões sobre tudo aquilo que eles possam encontrar ao oferecer apoio aos clientes. Lembra-te de que uma boa formação é a base de qualquer profissional que trabalhe no apoio ao cliente.

Assegura-te de que todos na equipa estão envolvidos

Aproveita esta oportunidade para melhorar as competências de formação dos membros da tua equipa, ao deixar com que sejam responsáveis por partes do processo de integração.

No nosso caso, autorizei a equipa a sugerir as sessões que gostariam de preparar e realizar. Esta foi uma grande oportunidade para eles ajudarem a formar um novo membro da equipa, bem como para aprenderem durante o processo de preparação das sessões. Também os ajudou a criar laços e a conhecer o novo membro da equipa, o que é muito importante numa equipa tão unida.

Incluir outras equipas, se for necessário

O apoio ao cliente é um trabalho que abrange muitas áreas e geralmente requer trabalho multifuncional. Portanto, é muito importante incluir outras equipas no processo de integração de um novo membro. Certifica-te de que têm a oportunidade de conhecer todas as equipas (ou pelo menos os gestores das mesmas) para que possam ter pontos de contacto com elas.

Nas nossas sessões de “conhece a equipa,” os gestores de todas as equipas relevantes apresentaram a sua equipa e o seu trabalho diário, bem como a sua forma de interagir connosco, deixando espaço para uma pequena sessão de perguntas e respostas destinada aos novos contratados, com objetivo de esclarecer qualquer dúvida logo no início.

Criar um bom cronograma de integração

Pega nas sessões de “conhece a equipa” e nas que foram preparadas pelos membros da equipa, e certifica-te de que crias um cronograma razoável, que possa ser executado sem sobrecargas. Demasiada informação num curto espaço de tempo pode ser muito assustador e difícil de lembrar, principalmente quando se está a iniciar um novo emprego numa nova empresa.

Descobri que alternar entre sessões técnicas e sessões de “conhecer a equipa” é um bom equilíbrio. Assegura sempre alguma flexibilidade para adaptar e reorganizar esse cronograma, porque nem todos aprendem ao mesmo ritmo e, definitivamente, é preciso uma aldeia para concretizar isto.

Tem uma Base de Conhecimentos de apoio

Mesmo que cries um ótimo plano de formação com o melhor programa de integração, se não tiveres a documentação adequada para o apoiar, a tarefa será mil vezes mais difícil e menos eficiente para ti e para o novo funcionário.

Conforme mencionado pelo nosso Gestor de Conhecimento, Paulo Talhadas, muita informação pode facilmente passar despercebida e ser esquecida nesse processo. Isto pode ser evitado com uma Base de Conhecimentos atualizada, pronta para servir como uma ferramenta orientadora ao longo desta jornada.

Promover a inclusão e a integração

A tua equipa provavelmente já tem uma dinâmica específica e algumas rotinas específicas; portanto, é fundamental que a pessoa responsável pela integração inclua o novo membro da equipa em todas as atividades da mesma, mesmo quando ocorrem fora do escritório.

Na nossa equipa, há muitos vínculos que se criam nos almoços da equipa, nos intervalos da tarde e até nas saídas após o trabalho, portanto, além de incluir os novos membros da equipa em todas as atividades relacionadas com o trabalho, assegura-te que também são bem-vindos a participar nas atividades “extracurriculares.”

Não te esqueças de que a tua equipa, precisa de estar preparada para aceitar que esta nova pessoa tem uma personalidade própria, e pode ter perspetivas diferentes sobre vários tópicos. Mas, abraçar a mudança faz parte de qualquer processo de crescimento, e mudar a dinâmica da equipa não é necessariamente uma coisa negativa, pode, até, criar uma dinâmica nova e melhorada.

Todos a bordo

Estes sete passos possibilitaram a integração bem-sucedida de novos membros na nossa pequena equipa de apoio e vão ser utilizados em integrações futuras.

A equipa aceitou, por completo, todos os desafios que surgiram durante esse processo, crescendo profissionalmente e, ao mesmo tempo, ajudando um novo membro a integrar-se no ritmo acelerado da equipa, procurando sempre alcançar a grandeza.

Por outro lado, o nosso novo membro – olá, Mafalda! – tem enviado ótimos comentários sobre o processo de integração e a equipa, que a ambientou à nossa família de trabalho, tornando essa transição suave para todos.