Eu não sei se já estiveste na Dreamforce mas deixa-me ser claro: pode ser confuso.

Quer dizer, é a maior conferência de tecnologia do mundo, com mais de 170 000 participantes, incluindo pessoas como Al-Gore, Will.i.am ou Metallica. No entanto, para a maioria das pessoas que trabalham no sector da tecnologia e no apoio ao cliente, é o melhor evento do ano – e nada mais importa.

Estamos na Dreamforce há várias edições (fico feliz por saber que este ano vão abandonar a carne, economizando 10 milhões de galões de água). Mas sempre que temos que nos preparar para o evento, sinto que estamos prestes a trepar o Monte Evereste. Conseguir alinhar toda a equipa, saber exatamente para onde ir, quem conhecer, garantir que nos destacamos da multidão e tirar o melhor proveito dela, não é tarefa fácil.

Na minha função de Gerente de Eventos, aqui na Unbabel, tenho organizado a nossa presença em todo o tipo de eventos, desde a Web Summit até à Dreamforce. E se a minha experiência significa alguma coisa é que tens que planear com antecedência e ser estratégico sobre como a vais abordar.

Eu sei, é mais fácil falar do que fazer. Pela nossa própria experiência, se não levares a Dreamforce a sério, pode não valer a pena ir de todo.

No nosso caso, tivemos todo o tipo de experiências nesta conferência, no passado. Desde não nos prepararmos como deveríamos, a assistirmos a muito poucos eventos secundários, da descoberta de alguns pontos secretos e fecharmos negócio com alguns dos nossos clientes mais importantes, à perda de oportunidades importantes, agora aprendemos a lidar com isso.

E é por isso que decidi anotar todas as nossas dicas e lições da ida à Dreamforce por três anos consecutivos. Então, aqui está o que deves ter em conta nas próximas semanas.

1 Define os teus objetivos antes de te fazeres à estrada

As pessoas vão para a Dreamforce por vários motivos. Para aprender com especialistas do setor, encontrar potenciais clientes, procurar novos produtos, ver os Metallica no Dreamfest, qualquer coisa.

No entanto, é crucial que estabeleças os teus principais objetivos antes de te fazeres à estrada. Definir as tuas metas vai ajudar-te a definir a estratégia para o evento e a estabelecer as tuas prioridades.

Por exemplo, se estiveres à procura de potenciais clientes, precisarás de incluir as tuas equipas de vendas e marketing e concentrar todos os teus esforços na obtenção de novos contactos. Então, tem isso em mente.

E, claro, ter um balcão na Dreamforce pode ser um grande benefício porque tens acesso a mais de 200 outras empresas que patrocinam o evento. Sim, é muito caro (25 000 dólares só para um painel), mas se encontrares futuros clientes na Dreamforce, vai certamente valer a pena.

Dito e feito, considera todas as tuas opções, define os teus objetivos e, de seguida, define toda a estratégia em torno disso.

2 Prepara-te e planeia as tuas reuniões

Não posso enfatizar isto o suficiente. Tens de te preparar para o evento, planear as tuas reuniões e contactar aqueles que desejas encontrar lá.

Mas, o problema é ter acesso aos contactos daqueles que queres encontrar. Como a Dreamforce não fornece a lista de participantes, terás que ter alguns truques.

Podes ver a enorme lista de patrocinadores para identificar as empresas que seriam mais interessantes para iniciar uma conversa, por exemplo. A Dreamforce tem a lista completa no site para que todos possam aceder (este ano, estamos a falar de mais de 200 empresas). Dá uma vista de olhos. Analisa os seus perfis, entende que tipo de negócios eles têm e a tecnologia que estão a construir e, com base nessas informações, decide quem queres contactar.

Outra dica rápida é usar o Linkedin para ver quem mais vai ao Dreamforce 2018. Pesquisa pela hashtag do evento (#Dreamforce) e terás uma melhor ideia de quem participa e quais são as suas intenções.

E lembra-te de analisar a agenda para teres uma ideia de quem são os oradores, mas também que tópicos são mais interessantes para ti e para a tua empresa.

3 Põe as tuas demonstrações a funcionar

Agora, falando de negócios, acho que a maioria de nós estará lá para contactar com potenciais clientes. Portanto, é absolutamente crucial que prepares as tuas demonstrações de produto e que te certifiques que têm impacto no público da Dreamforce.

Coordena-te com a tua equipa para que tudo corra bem ao apresentares o teu produto e lembra-te de que o local é barulhento, para que isso não seja um problema.

Também deves estar ciente do facto de que vais estar muito tempo a circular. Portanto, não faz sentido fazeres as tuas demonstrações no teu painel, num computador. E é por isso que deves considerar definitivamente a mobilidade e ser capaz de mostrar o teu produto no teu telefone.

4 Calcula o teu percurso

Em relação à agenda, há muitas coisas a acontecer e eu pessoalmente não gastaria muito tempo em sessões. No entanto, existem algumas sessões interessantes que chamaram a minha atenção sobre o futuro do apoio ao cliente e que deves considerar:

De qualquer maneira, prepara-te para um local incrivelmente grande. Portanto, verifica o mapa do evento antes de lá ires e tenta não te perder. Toma notas de todos os painéis, pontos de encontro, palcos e pontos de interesse por onde queres passar.

Só para teres uma ideia, nós demoramos 2 anos para perceber que há um lugar relativamente secreto para empresas que oferecem integrações, especialmente para o Service Cloud – apenas 8 fornecedores fazem isso todos os anos, sendo um deles o Digital Genius. Assim, se estás à procura de fornecedores específicos de Service Cloud e tecnologias inovadoras, vai ao Service Cloud Lodge, no Marriot Marquis. E isto é apenas uma dica rápida.

5 Faz alguns desvios e participa nos eventos paralelos

Depois de participar em algumas edições, percebemos que havia uma enorme ideia errada de que tudo acontecia na própria Dreamforce. Nada poderia estar mais longe da verdade.

Há tanta coisa a acontecer fora do evento propriamente dito que seria uma loucura voltar para o hotel assim que as luzes no campus da Dreamforce se desligam.

Por isso, demora o teu tempo e faz uma pesquisa rápida sobre eventos paralelos. O que mais está a acontecer que é interessante para o teu setor? Para onde vai a maioria dos teus potenciais clientes? Que empresas estão a gerir esses eventos?

Tira proveito desses ambientes casuais para conversar com as pessoas que queres conhecer. E se estás a trabalhar no apoio ao cliente, recomendamos que participes, pelo menos, nestes três:

6 É um esforço de equipa

Tal e qual como escalar montanhas, participar em eventos envolve muito esforço de equipa. Faz com que toda a tua equipa esteja alinhada com o mesmo objetivo e diz-lhes o que esperar.

No nosso caso, vamos ter sete pessoas presentes e eles vão ter realmente de dar o seu melhor. E é por isso que costumamos fazer prática de campo antes dos eventos para que todos saibam exatamente como exibir o produto e responder às perguntas mais comuns.

No entanto, também deves ter em consideração o facto de que toda esta operação envolve mais pessoas do que apenas os participantes. Portanto, deves agendar reuniões regulares com todos aqueles que trabalham no evento para garantir que estás a fazer o que precisa de ser feito. Obviamente, isso inclui pessoas dos setores de vendas, desenvolvimento de negócios, marketing e assim por diante.

Para te dar uma ideia melhor do que parece, aqui estão todas as equipas envolvidas no Dreamforce na Unbabel e qual é o seu papel:

  • Eventos: coordenar toda a logística, fazer a ponte entre a tua empresa e a Dreamforce e fazer com que todas as equipas estejam sincronizadas
  • Marketing: planear campanhas pagas em vários canais para promover a tua participação, escrever posts (acho que podemos excluir isso da lista 😉) e são também responsáveis pelas redes sociais
  • Desenvolvimento de Negócios: tem um papel crítico, pois os contactos dos participantes registados não estão acessíveis antes do evento – por isso, precisamos de uma equipa que pesquise quais as empresas que estarão lá
  • Produto & Implementação: impulsiona essas demonstrações através da inovação e personalização
  • Vendas & Parcerias: formar parcerias com empresas com um objetivo semelhante ao nosso para co-patrocinar um stand, eventos de networking e outros.

E se quiseres tornar-te num profissional da Dreamforce, há um quizz que podes fazer para aumentar o teu conhecimento sobre o evento e para definir a tua estratégia. Está dividido entre Dreamforce Ready, Dreamforce & Next Steps e Public Speaking Skills.

7 Destaca-te da multidão e alcança o topo

Destacar-se de uma multidão de 170 000 pessoas pode parecer um obstáculo intransponível, mas vale a pena.

Na Unbabel, nós queremos dar o melhor este ano, e por isso decidimos fazer algo diferente. Em vez de levar apenas a camisola normal, adesivos e cartões de visita, estamos a escolher outra coisa. Como a plataforma Unbabel e as suas integrações integrais dão à tua equipa superpoderes multilingues, para as equipas de apoio ao cliente, vamos entrar no jogo e fazer com que a tua equipa se vista como super-heróis.

Então, se vires alguém a usar uma máscara e uma capa, sabes quem culpar.

Agora, vamos encontrar-nos no Dreamforce 2018?

Se estiveres interessado em saber mais sobre o apoio ao cliente multilingue que se integra perfeitamente no teu fluxo de trabalho do Salesforce, vamos agendar uma reunião no Dreamforce 2018.